Klantgesprekken in WhatsApp zijn vaak het enige bewijs van wat u met een klant hebt afgesproken.
Kort antwoord
WhatsApp bewaart uw berichten op uw telefoon, niet bij WhatsApp zelf. Zet daarom de chatback-up aan: op Android naar Google Drive, op iPhone naar iCloud, bij voorkeur met een versleutelde back-up. Belangrijke afspraken legt u daarnaast vast buiten WhatsApp, bijvoorbeeld door een gesprek te exporteren of de afspraak in uw klantdossier te noteren. En bewaar niet alles eindeloos: ook voor WhatsApp gelden bewaartermijnen.
De automatische back-up aanzetten
Open WhatsApp Business en ga naar Instellingen > Chats > Chatback-up.
Kies het account: Google-account op Android, iCloud op iPhone.
Stel de frequentie in, bijvoorbeeld dagelijks.
Kies of video's mee moeten. Die nemen veel ruimte in; foto's en documenten zijn meestal belangrijker.
Zet End-to-end versleutelde back-up aan en bewaar het wachtwoord of de sleutel goed, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager.
Zonder die versleuteling staat de back-up wel in uw cloudaccount, maar is hij minder goed beschermd. Met versleuteling kan zonder uw sleutel niemand erbij, ook u niet. Raakt u de sleutel kwijt, dan is de back-up onbruikbaar.
Wanneer de back-up u redt
Nieuwe telefoon: bij het instellen van WhatsApp op het nieuwe toestel kiest u Herstellen.
Telefoon kwijt of kapot: u installeert WhatsApp op een ander toestel met hetzelfde nummer en herstelt de laatste back-up.
Per ongeluk een gesprek gewist: dan kunt u alleen terug naar de laatste back-up, en alles wat daarna kwam, gaat verloren.
Let op: overstappen tussen Android en iPhone gaat niet via die cloudback-up, maar via een aparte overzetfunctie. Doe dat met beide telefoons naast elkaar.
Een gesprek exporteren
Een back-up is handig om alles terug te zetten, maar niet om één gesprek in een dossier te bewaren. Daarvoor is de exportfunctie:
Open het gesprek.
Kies in het menu Meer > Chat exporteren (Android) of tik op de naam en kies Exporteer chat (iPhone).
Kies met of zonder media.
Sla het bestand op in uw klantmap of mail het naar uzelf.
U krijgt een tekstbestand met datum, tijd en afzender per bericht. Er zit een maximum aan het aantal berichten dat meegaat, zeker met media. Voor een opdracht met veel heen-en-weer is het verstandig tussendoor te exporteren.
Wat u buiten WhatsApp vastlegt
WhatsApp is een prettig kanaal, maar geen archief. Afspraken over prijs, planning, meerwerk en garantie horen ook in uw offerte, opdrachtbevestiging of klantsysteem. Een handige gewoonte: vat na een belangrijk gesprek de afspraak kort samen ("Zoals afgesproken: dinsdag 10.00 uur, prijs zoals in de offerte") en zet die zin ook in het dossier.
Werkt u met het Business-platform en een gedeelde inbox, dan worden gesprekken daar centraal opgeslagen en niet op één telefoon. Dat is een groot voordeel als een toestel kapotgaat of een medewerker vertrekt.
Niet alles eindeloos bewaren
Klantgesprekken zijn persoonsgegevens. Volgens de AVG bewaart u ze niet langer dan nodig. Dat betekent:
Gesprekken die bij een opdracht of factuur horen, bewaart u zo lang als die administratie.
Losse vragen van mensen die nooit klant werden, kunt u na een tijd verwijderen.
Foto's van woningen, documenten of gezichten bewaart u niet langer dan nodig is voor het werk.
Leg in uw privacyverklaring vast hoelang u berichten bewaart, en ruim dan ook echt op.
Veelgestelde vragen
Bewaart WhatsApp zelf mijn berichten?
Nee, in de gewone app en Business-app staan de berichten op uw toestel en in uw eigen back-up. WhatsApp bewaart afgeleverde berichten niet op zijn servers.
Telt de WhatsApp-back-up mee voor mijn Google- of iCloud-opslag?
Dat verschilt per aanbieder en verandert soms. Houd er rekening mee dat het wel ruimte kan kosten, vooral met video's.
Is een geëxporteerd gesprek geldig als bewijs?
Het kan helpen bij een discussie, maar het is geen garantie. Een getekende offerte of bevestiging per mail is sterker.
Hulp nodig?
Wilt u back-ups op uw telefoon en computer goed geregeld hebben? Ik help daarbij via computerhulp aan huis, ook op afstand.
