Snelle antwoorden en labels zijn de twee simpelste functies in WhatsApp Business die u het meeste tijd besparen.
Kort antwoord
Snelle antwoorden zijn opgeslagen teksten die u oproept door in een chat "/" te typen, gevolgd door een kort woord. Labels zijn gekleurde markeringen voor gesprekken, zoals "nieuwe aanvraag" of "wacht op betaling". U vindt beide onder Instellingen > Zakelijke tools. Begin met vijf snelle antwoorden en vier labels; dat is genoeg om rust te krijgen.
Snelle antwoorden instellen
Ga naar Instellingen > Zakelijke tools > Snelle antwoorden.
Tik op het plusteken.
Schrijf de tekst van het antwoord.
Kies een kort trefwoord, bijvoorbeeld "tijden" of "adres".
Sla op.
In een gesprek typt u daarna "/tijden" en kiest u het antwoord. U kunt de tekst nog aanpassen voor u verstuurt. Dat raad ik ook aan: zet de naam van de klant erin, dan voelt het niet als een robot.
Welke snelle antwoorden zinvol zijn
Kijk naar uw laatste twintig gesprekken. Welke vragen komen steeds terug? Bij de meeste bedrijven zijn dat:
Openingstijden en bereikbaarheid.
Adres en parkeren, met een link naar Google Maps.
Werkwijze of prijsindicatie, bijvoorbeeld "Een offerte is gratis; stuur twee foto's en uw postcode."
Betaalgegevens of betaallink, zonder rekeningnummer dat u steeds opnieuw moet overtypen.
Bevestiging van een afspraak, met datum en tijd om zelf in te vullen.
U kunt ook een foto of document als snel antwoord opslaan, zoals een prijslijst of een routebeschrijving. Houd die wel actueel. Een oude prijslijst die automatisch meegaat is erger dan geen prijslijst.
Labels gebruiken
Labels helpen u zien waar elk gesprek staat. WhatsApp geeft een paar standaardlabels, maar u kunt ze hernoemen en eigen labels toevoegen. Een eenvoudige indeling die voor veel ondernemers werkt:
Nieuw: nog niet beantwoord of nog niet bekeken.
Offerte verstuurd: wacht op reactie van de klant.
Ingepland: afspraak of levering staat.
Betaling open: werk gedaan, geld nog niet binnen.
Afgerond.
Een label geeft u door een gesprek lang ingedrukt te houden en het labelicoon te kiezen. Daarna filtert u in de chatlijst op één label, bijvoorbeeld alle gesprekken met "Betaling open".
Waar het misgaat
Labels werken alleen als u ze bijhoudt. Twee veelvoorkomende fouten:
Te veel labels. Met vijftien kleuren weet niemand meer wat wat is. Houd het bij vier tot zes.
Labels op één toestel. Werkt u ook via WhatsApp Web of een gekoppeld apparaat, controleer dan dat iedereen dezelfde labels ziet en gebruikt. Spreek af wie een label verandert.
Snelle antwoorden zijn persoonlijk werk. Als iedereen ze klakkeloos afvuurt, krijgt een klant op een gedetailleerde vraag een standaardtekst. Lees de vraag eerst en pas het antwoord aan.
Wanneer dit niet meer genoeg is
Snelle antwoorden en labels zijn handmatig: u moet zelf typen en zelf labelen. Krijgt u tientallen berichten per dag, of werken er meerdere mensen in hetzelfde nummer, dan kan een gedeelde inbox met statussen en toewijzing per medewerker beter werken. Een assistent kan dan ook de standaardvragen zelf beantwoorden. Dat vraagt wel het Business-platform in plaats van de app.
Veelgestelde vragen
Hoeveel snelle antwoorden kan ik opslaan?
Ruim genoeg voor een klein bedrijf; de app staat tientallen opgeslagen antwoorden toe. Meer dan vijftien gebruikt bijna niemand echt.
Ziet de klant welk label ik gebruik?
Nee. Labels zijn alleen voor u zichtbaar.
Kan ik snelle antwoorden ook in WhatsApp Web gebruiken?
Ja, met "/" werkt het ook in WhatsApp Web en de desktop-app van WhatsApp Business.
Hulp nodig?
Loopt u met snelle antwoorden en labels tegen de grenzen aan? Lees hoe een gedeelde inbox of assistent werkt bij WhatsApp Business.
