Met twee automatische berichten in WhatsApp Business voelt een klant zich meteen gehoord, ook als u even niet kunt reageren.
Kort antwoord
In de WhatsApp Business-app vindt u onder Instellingen > Zakelijke tools het welkomstbericht en het afwezigheidsbericht. Het welkomstbericht gaat naar nieuwe klanten of klanten die lang niets stuurden. Het afwezigheidsbericht vertrekt als u niet beschikbaar bent, bijvoorbeeld buiten openingstijden. Houd beide kort, eerlijk en concreet.
Het welkomstbericht
Het welkomstbericht gaat automatisch naar iemand die u voor het eerst een bericht stuurt, of die al ongeveer twee weken niets meer heeft gestuurd. Zo instellen:
Open WhatsApp Business en ga naar Instellingen.
Kies Zakelijke tools en daarna Welkomstbericht.
Zet de schakelaar aan en schrijf uw tekst.
Kies voor wie het geldt: iedereen, alleen wie niet in uw contacten staat, of iedereen behalve bepaalde contacten.
Een goed welkomstbericht doet drie dingen: groeten, zeggen wat er nu gebeurt en vragen om de informatie die u nodig hebt. Voorbeeld:
"Goedendag, bedankt voor uw bericht aan Bakkerij De Molen. We reageren meestal binnen een paar uur. Wilt u alvast uw naam en de datum van uw bestelling sturen?"
Het afwezigheidsbericht
Het afwezigheidsbericht staat op dezelfde plek, onder Afwezigheidsbericht. U kiest wanneer het vertrekt:
Altijd versturen: handig tijdens een vakantie.
Aangepast schema: u kiest zelf een begin- en eindtijd.
Buiten bedrijfsuren: de app gebruikt de openingstijden uit uw bedrijfsprofiel. Vul die dus eerst goed in.
Voorbeeld voor buiten werktijd:
"Dank voor uw bericht. Ik ben nu niet aan het werk en lees het morgen vanaf 8.30 uur. Is het dringend, bel dan 06-... (alleen voor storingen)."
Wat wel en niet werkt
Ik zie vaak berichten die meer kwaad dan goed doen. Let op deze punten:
Geen lange lappen tekst. Twee of drie zinnen is genoeg. Een klant scant, hij leest geen brief.
Beloof niets wat u niet waarmaakt. Schrijf geen "binnen 10 minuten" als u soms pas 's avonds antwoordt. Een eerlijke "vandaag nog" is beter.
Vraag gericht om informatie. "Stuur een foto van het probleem en uw postcode" scheelt een heen-en-weer.
Geen reclame. Een welkomstbericht vol aanbiedingen voelt als spam.
Werk het bij. Een afwezigheidsbericht over de zomervakantie in oktober valt direct op.
Waar deze berichten ophouden
Het welkomst- en afwezigheidsbericht zijn vaste teksten. Ze reageren niet op wat de klant vraagt. Stuurt iemand om 22.00 uur "hebben jullie morgen nog plek?", dan krijgt hij hetzelfde standaardantwoord als iemand met een klacht.
Wilt u dat vragen buiten werktijd echt beantwoord worden, dan hebt u een assistent nodig die de inhoud begrijpt en uw informatie kent. Die kan zeggen dat u morgen open bent, vragen naar de gewenste tijd en de aanvraag voor u klaarzetten. Dat werkt via het Business-platform en niet in de gewone app. Bij mij begint zo'n WhatsApp-assistent vanaf €29 per maand na setup. Voor veel kleine bedrijven zijn de twee vaste berichten echter al genoeg.
Veelgestelde vragen
Krijgt een klant het welkomstbericht elke keer?
Nee. Alleen bij het eerste contact of als er ongeveer veertien dagen niets is uitgewisseld. Een lopend gesprek krijgt het niet steeds opnieuw.
Kan ik het afwezigheidsbericht alleen aan nieuwe klanten sturen?
Ja, u kiest dezelfde ontvangersopties als bij het welkomstbericht: iedereen, alleen onbekende nummers of met uitzonderingen.
Werken deze berichten ook in gewone WhatsApp?
Nee. Welkomst- en afwezigheidsberichten zitten alleen in WhatsApp Business.
Hulp nodig?
Wilt u verder dan vaste berichten en vragen ook buiten werktijd laten beantwoorden? Kijk wat een assistent kan op de pagina over WhatsApp Business.
