Als klanten u via drie kanalen benaderen, raakt u snel het overzicht kwijt over wie wat vroeg.
Kort antwoord
Een gedeelde inbox haalt berichten uit WhatsApp, e-mail en de chat op uw website samen op één plek. U ziet per klant het hele gesprek, ongeacht het kanaal, en kunt met meerdere mensen werken zonder dubbel te antwoorden. Voor WhatsApp is daarvoor het Business-platform nodig; de gewone app laat zich niet koppelen. Het is zinvol als u veel berichten krijgt of met een team werkt, niet als u als zzp'er tien berichten per dag beantwoordt.
Het probleem dat het oplost
Een herkenbaar scenario: een klant mailt een vraag, appt twee dagen later een foto en stelt via de chat op uw site nog een vervolgvraag. Drie losse gesprekken op drie plekken. U moet zelf onthouden dat het om dezelfde persoon gaat, en een collega ziet maar een deel.
In een gedeelde inbox:
Komen alle berichten binnen in één lijst.
Herkent het systeem een klant aan telefoonnummer of e-mailadres en voegt het berichten samen.
Ziet u de geschiedenis voordat u antwoordt.
Antwoordt u via hetzelfde kanaal waarlangs de klant schreef.
Hoe het technisch werkt
Elk kanaal wordt apart aangesloten:
WhatsApp via het Business-platform van Meta. Uw nummer gaat dan niet meer via de gewone app, maar via de inbox.
E-mail via een koppeling met uw mailbox, bijvoorbeeld een info@-adres in Microsoft 365, Gmail of bij uw hoster. Vaak gaat dit via doorsturen of een IMAP-koppeling.
Websitechat via een stukje code op uw site, die de chatberichten naar dezelfde inbox stuurt.
De inbox zelf draait in de browser en vaak ook als app op de telefoon. Iedere medewerker heeft een eigen login.
Wat het u oplevert
Overzicht: één lijst met open vragen in plaats van drie.
Samenwerken: gesprekken toewijzen, notities voor collega's, zien wie waarmee bezig is.
Bereikbaarheid: iemand anders kan een gesprek overnemen als u vrij bent.
Een assistent erbij: een AI-assistent kan de eerste vragen in alle kanalen beantwoorden en lastige vragen aan een mens doorzetten.
Archief: gesprekken staan niet meer op één telefoon die kapot kan gaan.
De inbox die ik bouw, voegt WhatsApp, mail en chat op deze manier samen, met een assistent die u zelf kunt instrueren. Meer daarover leest u op de pagina over WhatsApp Business.
Waar u op let
Persoonsgegevens: in één inbox komt veel klantinformatie samen. Geef alleen toegang aan wie het nodig heeft, gebruik tweestapsverificatie en maak met de aanbieder een verwerkersovereenkomst.
Mail blijft mail: uw mailbox blijft bestaan. Spreek af of u antwoordt vanuit de inbox of vanuit uw mailprogramma, anders mist u berichten.
Overstap van de WhatsApp-app: oude gesprekken in de app verhuizen meestal niet mee naar de inbox. Exporteer belangrijke gesprekken vooraf.
Kosten: naast de inbox betaalt u voor WhatsApp-berichten aan Meta, vooral als u zelf gesprekken start.
Wanneer het niet nodig is
Bent u alleen, krijgt u een handvol berichten per dag en bent u tevreden met WhatsApp op uw telefoon en mail in Outlook? Dan levert een gedeelde inbox vooral extra werk op. Begin dan met goede afwezigheidsberichten, snelle antwoorden en labels in de gewone app.
Veelgestelde vragen
Kan ik Facebook- en Instagram-berichten er ook in zetten?
Bij veel inboxen wel, omdat die ook van Meta zijn. Vraag het na bij de aanbieder; het hangt af van de koppeling.
Moet ik mijn e-mailadres veranderen?
Nee. Uw bestaande adres wordt gekoppeld. Klanten merken niets van de inbox.
Kan ik ook vanaf mijn telefoon antwoorden?
Bij de meeste inboxen wel, via een app of de mobiele browser.
Hulp nodig?
Wilt u WhatsApp, mail en chat op één plek, eventueel met een assistent? Kijk wat mogelijk is bij WhatsApp Business.
