Klantberichten beantwoorden gaat een stuk sneller met een echt toetsenbord, en dat kan ook met WhatsApp Business.
Kort antwoord
U gebruikt WhatsApp Business op de computer via WhatsApp Web in de browser of via de WhatsApp-app voor Windows en Mac. In beide gevallen koppelt u de computer aan uw telefoon: in de WhatsApp Business-app gaat u naar Gekoppelde apparaten en scant u de QR-code op het scherm. Daarna ziet u dezelfde chats op telefoon en computer, ook als uw telefoon even uit staat.
Zo koppelt u WhatsApp Web
Open op de computer web.whatsapp.com in uw browser.
Open op uw telefoon de WhatsApp Business-app (let op: niet de gewone WhatsApp als u beide heeft).
Ga naar Gekoppelde apparaten. Op Android vindt u dat via de drie puntjes rechtsboven, op een iPhone via Instellingen.
Tik op Apparaat koppelen en ontgrendel uw telefoon als daarom gevraagd wordt.
Scan de QR-code op het computerscherm.
Lukt scannen niet, dan biedt WhatsApp Web ook de mogelijkheid om met uw telefoonnummer en een code te koppelen.
De desktop-app
Naast de browserversie is er een losse WhatsApp-app voor Windows (via de Microsoft Store) en Mac (via de App Store), ook te vinden op de downloadpagina van WhatsApp. U koppelt die op dezelfde manier met de QR-code vanuit de WhatsApp Business-app.
Het verschil in de praktijk:
WhatsApp Web werkt op elke computer zonder installatie. Handig op een gedeelde of tijdelijke pc. Meldingen krijgt u alleen als het tabblad open is en de browser meldingen mag tonen.
De desktop-app draait los van de browser, geeft meldingen ook als de browser dicht is en ondersteunt bellen en videobellen vanaf de computer.
Werkt u de hele dag op één vaste computer, dan is de app meestal prettiger.
Wat werkt wel en niet op de computer
Op de computer kunt u gewoon chatten, foto's en bestanden versturen en ontvangen, en zoeken in gesprekken. Ook een deel van de zakelijke functies is beschikbaar, zoals labels en snelle antwoorden: typ een schuine streep in een chat om uw snelle antwoorden op te roepen. Hoe u die instelt, leest u in "Snelle antwoorden en labels in WhatsApp Business: zo gebruikt u ze".
Niet alle instellingen zijn op de computer beschikbaar. Het bedrijfsprofiel en sommige zakelijke instellingen beheert u nog deels op de telefoon. Dat verschilt per versie, dus kijk in de app wat er bij u kan.
Als koppelen of verbinden niet lukt
QR-code wordt niet gescand: vergroot het browservenster, zet de helderheid van het scherm hoger of maak de lens van uw telefoon schoon. Ververs de pagina voor een nieuwe code.
U opent per ongeluk de gewone WhatsApp: dan koppelt u uw privéaccount. Ontkoppel en scan opnieuw vanuit WhatsApp Business.
Berichten komen niet binnen: controleer de internetverbinding van de computer en of de sessie nog actief is in de lijst gekoppelde apparaten.
Ineens uitgelogd: gekoppelde apparaten worden afgemeld als uw telefoon langere tijd (ongeveer twee weken) niet gebruikt is. Open dan WhatsApp Business op de telefoon en koppel opnieuw.
Geen meldingen: sta meldingen toe in de browser of in de instellingen van Windows of macOS, en controleer of de chat niet gedempt is.
Veilig gebruiken
Log uit op een computer die niet van u is: via het menu in WhatsApp Web, of op de telefoon via Gekoppelde apparaten.
Kijk af en toe in de lijst gekoppelde apparaten. Staat er een apparaat dat u niet kent, verwijder het meteen.
Zet een schermvergrendeling op de computer. Wie bij uw computer kan, kan anders uw klantgesprekken lezen.
Werkt u met meerdere mensen in hetzelfde nummer, dan kunt u een aantal apparaten tegelijk koppelen. Waar de grenzen liggen, staat in "WhatsApp Business met meerdere medewerkers: hoe regelt u dat?".
Veelgestelde vragen
Moet mijn telefoon aanstaan om WhatsApp Web te gebruiken?
Nee, na het koppelen werkt de computer zelfstandig. Gebruik de telefoon wel af en toe, anders wordt de koppeling na een tijd verbroken.
Kan ik WhatsApp Business en gewone WhatsApp tegelijk op de computer gebruiken?
In de browser kan dat met twee verschillende browsers of profielen, elk gekoppeld aan een eigen account. Zo houdt u zakelijk en privé gescheiden.
Kan ik vanaf de computer bellen met WhatsApp Business?
Ja, met de desktop-app voor Windows of Mac. In de browserversie zijn de belmogelijkheden beperkter.
Hulp nodig?
Wilt u WhatsApp Business goed laten inrichten, eventueel met een assistent die buiten kantooruren antwoordt? Kijk bij WhatsApp Business.
