Een AI-assistent in WhatsApp is een programma dat in gewone taal met uw klanten chat, op uw zakelijke nummer.
Kort antwoord
Een WhatsApp-assistent beantwoordt veelgestelde vragen, vraagt bij een aanvraag de juiste gegevens en foto's uit, en kan afspraken inplannen of aanvragen doorzetten naar u. Hij werkt dag en nacht, maar alleen met de informatie en regels die u hem geeft. Lastige vragen, klachten en uitzonderingen geeft hij door aan een mens. Er is het WhatsApp Business-platform voor nodig, niet de gewone app.
Wat zo'n assistent in WhatsApp doet
De meeste berichten die u krijgt, lijken op elkaar. Een assistent neemt dat herhalende werk over:
Vragen beantwoorden over openingstijden, werkgebied, werkwijze, wat u wel en niet doet.
Aanvragen uitvragen: wat, waar, wanneer, foto's, contactgegevens. U krijgt een compleet overzicht in plaats van tien losse berichten.
Spraakberichten begrijpen, als de assistent dat ondersteunt. Veel klanten sturen liever een spraakbericht dan een lange tekst.
Afspraken plannen in uw agenda, als die gekoppeld is.
Doorverwijzen: naar de juiste pagina, een offerteformulier of naar u, met een samenvatting van het gesprek.
Wat hij niet kan of niet hoort te doen
Prijzen verzinnen. Wat niet in zijn informatie staat, weet hij niet. Hij hoort dan te zeggen dat u een prijs op maat geeft.
Toezeggingen doen die u niet hebt vastgelegd, zoals kortingen of een datum die niet in uw agenda staat.
Klachten oplossen. Hij kan ze netjes noteren en doorzetten, maar een boze klant wil een mens.
Zelf gesprekken beginnen met mensen die er niet om vroegen. WhatsApp staat dat niet toe zonder toestemming en een goedgekeurd sjabloon.
Advies geven op juridisch, medisch of financieel vlak.
Hoe hij uw bedrijf leert kennen
Een assistent wordt pas goed als hij weet hoe uw bedrijf werkt. Daarvoor geeft u hem:
De teksten van uw website en een lijst met veelgestelde vragen met uw eigen antwoorden.
Regels: wat mag hij wel zeggen, wat niet, wanneer zet hij een gesprek door naar u.
Uw toon: u of je, kort of uitgebreid.
Praktische gegevens: werkgebied, openingstijden, hoe een afspraak gemaakt wordt.
Daarna leest u de eerste weken mee en verbetert u antwoorden die niet goed zijn. Dat is geen eenmalig werk; als uw aanbod verandert, past u de informatie aan.
Hoe de overdracht naar u werkt
Belangrijk is dat de klant altijd bij een mens kan komen. Een goede assistent:
Herkent wanneer hij er niet uitkomt en zegt dat eerlijk.
Stuurt u een melding met een samenvatting.
Laat u het gesprek overnemen in dezelfde chat, zodat de klant niet opnieuw hoeft te beginnen.
Kosten en privacy
Bij mij begint een WhatsApp-assistent vanaf €29 per maand na een eenmalige setup. Daarnaast rekent Meta kosten per bericht, afhankelijk van het soort bericht; antwoorden op klanten die zelf contact zoeken zijn doorgaans het goedkoopst.
Gesprekken bevatten persoonsgegevens. Zorg dat u klanten in uw privacyverklaring laat weten dat er een assistent meeleest, dat er een verwerkersovereenkomst is met de aanbieder, en dat gesprekken niet langer bewaard worden dan nodig. Zeg in het eerste bericht ook gewoon dat de klant met een digitale assistent praat.
Voor wie het zinvol is
Een assistent loont vooral als u veel dezelfde vragen krijgt, ook buiten werktijd, en als u vaak onvolledige aanvragen binnenkrijgt. Krijgt u een paar berichten per dag en beantwoordt u die graag zelf, dan zijn een welkomstbericht en snelle antwoorden genoeg.
Veelgestelde vragen
Merkt de klant dat het een assistent is?
Dat hoort hij te weten. Een goede assistent stelt zich voor als digitale assistent en biedt de mogelijkheid om een mens te spreken.
Kan de assistent ook op mijn bestaande nummer?
Ja, als dat nummer naar het Business-platform gaat. In de gewone app op uw telefoon kan hij niet meedraaien.
Wat als de assistent een fout antwoord geeft?
U leest mee en past de informatie of regels aan. Daarom is het belangrijk dat hij bij twijfel doorverwijst in plaats van gokt.
Hulp nodig?
Wilt u weten of een WhatsApp-assistent bij uw bedrijf past? Bekijk mijn aanpak bij WhatsApp Business of plan een gesprek.
