WhatsApp is voor veel klanten de makkelijkste manier om een offerte te vragen of een afspraak te maken, maar het blijft een chat.
Kort antwoord
Gebruik WhatsApp om de aanvraag binnen te halen, foto's te ontvangen en de offerte of afspraak te delen. Leg de offerte zelf vast in een echt document of een online offerte met akkoordknop, en bevestig afspraken met datum, tijd en adres in één duidelijk bericht. Een "duim omhoog" is geen handtekening.
Een offerteaanvraag via WhatsApp
Het voordeel van WhatsApp is dat klanten snel foto's of een video meesturen. Daardoor kunt u vaak een betere inschatting maken dan na een kaal contactformulier. Om heen-en-weer te voorkomen, vraagt u in één keer om wat u nodig hebt:
Naam en adres van de klus.
Een paar foto's, liefst van dichtbij en van een afstand.
Afmetingen of hoeveelheid, als dat relevant is.
Wanneer het moet gebeuren.
Zet dit in een snel antwoord of laat een assistent het uitvragen. Zo krijgt u complete aanvragen.
De offerte zelf
Stuur geen prijs als losse chatregel ("wordt ongeveer zoveel euro"). Dat leidt achteraf tot discussie over wat er wel en niet bij zat. Beter:
Maak een offerte als PDF of een online offerte via uw boekhoud- of offertepakket.
Zet erin wat er gebeurt, wat niet, de prijs inclusief of exclusief btw, de geldigheid en uw voorwaarden.
Stuur de link of de PDF via WhatsApp, met één zin uitleg.
Laat de klant akkoord geven via de akkoordknop in de online offerte, of door te ondertekenen.
Akkoord via een chatbericht ("ja, doe maar") kan juridisch gezien soms al een overeenkomst zijn, maar het bewijst niet goed waarmee de klant akkoord ging. Een vastgelegd akkoord op een duidelijk document is sterker. Dit is geen juridisch advies; bij grote bedragen loont het om uw voorwaarden te laten nakijken.
Afspraken maken
Afspraken via WhatsApp gaan sneller dan per mail, maar ook makkelijker mis. Werk met een vaste bevestiging:
"Bevestiging: dinsdag 14 november om 10.00 uur, Lindenlaan 12 in Utrecht. Werk: vervangen kraan keuken. Wijzigen kan tot 24 uur vooraf via dit nummer."
Nog prettiger is een online agenda waar de klant zelf een tijd kiest. U stuurt dan de link via WhatsApp, de klant prikt een moment, en beide partijen krijgen automatisch een bevestiging. Met het Business-platform kan er ook een herinnering via WhatsApp vertrekken, bijvoorbeeld de dag ervoor.
Wijzigingen en meerwerk
Juist tijdens de klus worden er via WhatsApp dingen afgesproken: "kunt u dat stopcontact ook even verplaatsen?" Leg meerwerk dan kort vast met prijs: "Meerwerk: stopcontact verplaatsen, bedrag X extra. Akkoord?" en wacht op een duidelijk ja. Zet het daarna op de factuur met verwijzing naar dat bericht.
Bewaren en privacy
Foto's van woningen, adressen en soms gezichten zijn persoonsgegevens. Bewaar ze niet langer dan nodig, deel ze niet zomaar door aan andere klanten of in groepen, en vraag toestemming als u ze voor uw portfolio wilt gebruiken. Exporteer belangrijke gesprekken naar het klantdossier, zodat de afspraken niet alleen op één telefoon staan.
Veelgestelde vragen
Is een akkoord via WhatsApp rechtsgeldig?
Een overeenkomst kan ook via een chatbericht ontstaan, maar bewijzen waar iemand mee instemde is lastiger. Laat daarom akkoord geven op een duidelijke offerte.
Kan ik betalingen via WhatsApp regelen?
U kunt een betaallink sturen vanuit uw betaalprovider of bank. Betalen binnen WhatsApp zelf kan in Nederland niet.
Moet ik afspraken ook nog mailen?
Niet verplicht. Een duidelijke bevestiging met alle gegevens in WhatsApp is vaak genoeg, mits u die ook in uw agenda of dossier zet.
Hulp nodig?
Wilt u offertes en afspraken via WhatsApp laten lopen met een assistent die aanvragen uitvraagt? Bekijk de mogelijkheden bij WhatsApp Business.
