Een goede offerte laat de klant in één keer zien wat hij krijgt, wat het kost en wat hij moet doen om ja te zeggen.
Kort antwoord
Een sterke offerte heeft een vaste opbouw: een korte inleiding met de vraag van de klant, een concrete omschrijving van wat u doet, een heldere prijs, de planning, de voorwaarden en een duidelijke manier om akkoord te geven. Schrijf in de taal van de klant, niet in vaktaal, en zet erin wat níet is inbegrepen. Dat voorkomt discussie achteraf.
De opbouw die werkt
Kop en gegevens. Uw bedrijfsgegevens met KvK-nummer, de gegevens van de klant, een offertenummer en de datum.
De vraag van de klant. Eén of twee zinnen die laten zien dat u hebt geluisterd.
Wat u gaat doen. Concreet en in stappen of onderdelen.
Wat niet is inbegrepen. Kort, maar wel opschrijven.
Prijs. Per onderdeel of als totaal, altijd duidelijk of het inclusief of exclusief btw is.
Planning. Wanneer u kunt beginnen en hoe lang het duurt, eventueel onder voorbehoud.
Voorwaarden. Geldigheid, betaling en verwijzing naar uw algemene voorwaarden.
Akkoord. Hoe de klant ja zegt: een handtekening, een akkoordknop of een mail.
Voorbeeldzinnen per onderdeel
De voorbeelden hieronder gaan over een schilder. Vervang ze door uw eigen vak; de opbouw blijft hetzelfde.
Inleiding
"Bedankt voor ons gesprek van dinsdag. U wilt de woonkamer en hal laten schilderen voordat de nieuwe vloer erin gaat."
Omschrijving
"Ik schuur en schilder de wanden en plafonds van de woonkamer en hal, twee lagen, in een kleur naar uw keuze."
"Ik dek vloer en meubels af en laat de ruimte bezemschoon achter."
Niet inbegrepen
"Het kozijnwerk en de trapleuning vallen buiten deze offerte. Ik kan daar desgewenst een aparte prijs voor geven."
Prijs
"De totale prijs bedraagt 1.450 euro inclusief btw, inclusief materiaal. Bij akkoord factureer ik 30 procent, de rest na oplevering."
Planning
"Na uw akkoord kan ik in week 46 beginnen. Het werk duurt ongeveer vier werkdagen, afhankelijk van de droogtijd."
Afsluiting
"Deze offerte is geldig tot 30 november. Gaat u akkoord? Dan hoor ik het graag per mail, dan plan ik de start direct in."
Juridisch slim, zonder poespas
Een offerte die de klant accepteert, wordt in de regel een overeenkomst. Daarom loont het om een paar dingen vast te leggen. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies; bij grote of ingewikkelde opdrachten is het verstandig uw voorwaarden te laten nakijken.
Geldigheidsduur. Zo zit u niet maanden later vast aan een oude prijs.
Algemene voorwaarden. Verwijs ernaar en stuur ze mee. Alleen ernaar verwijzen is vaak niet genoeg.
Meerwerk. "Extra werk dat niet in deze offerte staat, bespreek ik eerst met u en reken ik af tegen een vooraf afgesproken uurtarief."
Vaste prijs of nacalculatie. Zeg welke van de twee het is.
Veelgemaakte fouten
Alleen een totaalprijs zonder omschrijving. De klant kan dan niet vergelijken en kiest vaak de goedkoopste.
Vaktaal en afkortingen. Schrijf "twee lagen verf, zodat de oude kleur niet doorschijnt", niet alleen een productcode.
Te veel opties. Twee of drie pakketten werken; acht keuzes werken verlammend.
Geen duidelijke volgende stap. Elke offerte eindigt met wat de klant nu doet.
Over het opvolgen van een offerte zonder reactie, en het verstandig inzetten van AI bij het schrijven, staan aparte artikelen in deze kennisbank.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet een offerte geldig zijn?
Vaak is 14 tot 30 dagen gebruikelijk. Bij materiaal met wisselende prijzen kiest u liever een korte termijn.
Moet ik btw in mijn offerte vermelden?
Ja. Zeg duidelijk of bedragen inclusief of exclusief btw zijn. Bij particulieren is een prijs inclusief btw het duidelijkst.
Is een offerte per WhatsApp geldig?
Een akkoord via WhatsApp kan geldig zijn, maar het is lastiger terug te vinden. Leg het akkoord liever vast in een pdf of mail.
Hulp nodig?
Wilt u dat klanten online een offerte aanvragen of akkoord geven? Dat bouw ik in uw site bij website laten maken.
