Een btw-aangifte is minder ingewikkeld dan hij eruitziet, als u uw facturen en bonnen per kwartaal op orde hebt.
Kort antwoord
De meeste zzp'ers doen per kwartaal btw-aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk. U geeft op hoeveel btw u aan klanten hebt gerekend en trekt de btw af die u zelf betaalde op zakelijke inkopen (de voorbelasting). Het verschil betaalt u, of u krijgt het terug. Dit is algemene uitleg en geen fiscaal advies: twijfelt u, vraag het na bij de Belastingdienst of een boekhouder.
Wanneer doet u aangifte?
Na uw inschrijving bij de KvK krijgt u van de Belastingdienst bericht over uw aangiftetijdvak. Voor de meeste starters is dat een kwartaal. U doet aangifte en betaalt binnen de termijn die de Belastingdienst noemt; doorgaans is dat tot het eind van de maand na het kwartaal. Kijk in Mijn Belastingdienst Zakelijk welke datum voor u geldt.
Ook als u in een kwartaal niets hebt verkocht, doet u aangifte. U vult dan nullen in. Vergeten levert een boete op, ook als er niets te betalen was.
Waar logt u in?
Voor een eenmanszaak logt u doorgaans in met DigiD op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Voor een bv en sommige andere rechtsvormen hebt u eHerkenning nodig. Ook boekhoudsoftware kan de aangifte vaak rechtstreeks indienen; dan loopt het via de koppeling van dat pakket.
Wat vult u in?
De aangifte bestaat uit rubrieken. U hoeft ze niet allemaal te gebruiken. Voor een gewone zzp'er gaat het meestal om deze:
Omzet tegen het algemene tarief (21%): het bedrag exclusief btw en de btw die u rekende.
Omzet tegen het verlaagde tarief (9%): alleen als uw diensten of producten daaronder vallen.
Verlegde btw: bijvoorbeeld als u als onderaannemer werkt in de bouw of diensten levert aan bedrijven in andere EU-landen. U rekent dan zelf geen btw, maar vermeldt de omzet wel.
Voorbelasting: de btw op uw zakelijke kosten, zoals een laptop, software of materiaal.
Het systeem rekent daarna zelf uit wat u moet betalen of terugkrijgt.
Een eenvoudig voorbeeld
Stel, u stuurde dit kwartaal facturen voor 4.000 euro exclusief btw, tegen 21%. Dan rekende u 840 euro btw. U kocht een laptop van 1.000 euro exclusief btw, met 210 euro btw. In uw aangifte vult u de 4.000 en 840 in bij de omzet en 210 bij de voorbelasting. U betaalt 630 euro.
Wilt u snel btw bij een bedrag optellen of eraf halen, gebruik dan mijn gratis btw-calculator. Handig bij het controleren van bonnen.
Zo voorkomt u gedoe
Factureer netjes. Elke factuur heeft een eigen nummer en vermeldt het btw-bedrag. Dan is de omzet per kwartaal zo opgeteld.
Bewaar elke bon. Zonder factuur op naam van uw bedrijf kunt u de btw meestal niet aftrekken.
Zet geld opzij. De btw die u ontvangt is niet van u. Een aparte spaarrekening voor btw voorkomt een vervelende verrassing.
Let op privégebruik. Gebruikt u iets zowel zakelijk als privé, dan mag u vaak niet alle btw aftrekken. Vraag uw boekhouder hoe dat voor u zit.
Fout gemaakt? Een vergissing herstelt u met een suppletie (een correctie) via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Kleineondernemersregeling
Hebt u een lage omzet, dan kunt u misschien gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). U rekent dan geen btw en doet geen gewone btw-aangifte, maar u kunt ook geen btw meer terugvragen. Of dat gunstig is, hangt af van uw klanten en kosten. De omzetgrens en voorwaarden staan op belastingdienst.nl.
Veelgestelde vragen
Moet ik aangifte doen als ik geen omzet had?
Ja. Ook zonder omzet doet u aangifte, met nullen. Anders kunt u een boete krijgen.
Kan ik btw terugkrijgen op een aankoop van vóór mijn inschrijving?
Soms, als de aankoop echt voor het bedrijf was en u een factuur hebt. Vraag de Belastingdienst of uw boekhouder naar uw situatie.
Is een boekhoudprogramma verplicht?
Nee. Met een nette spreadsheet kan het ook, maar software scheelt rekenwerk en fouten.
Hulp nodig?
Ik doe geen aangiftes, maar ik help wel met de systemen eromheen, zoals software koppelen of een factuurstroom inrichten. Kijk bij API-koppeling of plan een afspraak.
