Boekhouden als zzp'er is vooral een kwestie van een vaste gewoonte, niet van ingewikkelde kennis.
Kort antwoord
Als zzp'er moet u een administratie bijhouden en die zeven jaar bewaren. Met weinig facturen en kosten kunt u het prima zelf, met een spreadsheet of een eenvoudig boekhoudprogramma. Software scheelt veel werk zodra u regelmatig factureert. Een boekhouder is vooral zinvol voor de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting, bij twijfel over aftrekposten of als uw tijd meer waard is dan de kosten. Dit is geen fiscaal advies; uw situatie kan anders zijn.
Wat moet u bijhouden?
Uw administratie moet zo zijn ingericht dat de Belastingdienst kan zien wat u verdiende en uitgaf. In de praktijk:
alle verkoopfacturen die u verstuurt;
alle inkoopfacturen en bonnen van zakelijke kosten;
uw bankafschriften van de zakelijke rekening;
eventuele kasbetalingen;
als u gebruik wilt maken van ondernemersaftrek: een urenadministratie. Voor de zelfstandigenaftrek geldt het urencriterium van 1.225 uur per jaar; kijk op belastingdienst.nl voor de actuele voorwaarden.
Bewaar ook contracten, offertes die akkoord zijn en gegevens over bezittingen zoals een laptop of bus.
Optie 1: zelf met een spreadsheet
Geschikt als u een handvol facturen per maand verstuurt en weinig kosten hebt.
Maak één tabblad voor inkomsten en één voor uitgaven, met kolommen voor datum, omschrijving, bedrag exclusief btw, btw en totaal. Elk kwartaal telt u op voor de btw-aangifte.
Voordeel: gratis en u begrijpt precies wat er gebeurt. Nadeel: foutgevoelig, en bonnen en bankmutaties koppelen doet u met de hand.
Optie 2: boekhoudsoftware
Geschikt voor de meeste zzp'ers.
Een online boekhoudprogramma maakt facturen, haalt banktransacties automatisch op en laat u bonnen fotograferen met uw telefoon. U koppelt elke betaling aan een factuur of bon, en het programma maakt het btw-overzicht. Veel pakketten kunnen de btw-aangifte direct indienen.
Waar u op let bij het kiezen:
Werkt de bankkoppeling met uw bank?
Kunt u facturen in uw eigen huisstijl maken?
Kan uw boekhouder meekijken, als u er een neemt?
Kunt u alles exporteren als u ooit overstapt?
Prijzen lopen doorgaans uiteen van een paar euro tot enkele tientjes per maand. Vergelijk vooral wat u echt gebruikt.
Optie 3: een boekhouder
Geschikt als u weinig tijd hebt, uw situatie ingewikkelder is of u zeker wilt weten dat u geen aftrekposten mist.
Veel zzp'ers kiezen een tussenvorm: zelf de dagelijkse boekhouding in software, en een boekhouder voor de jaarafsluiting en de aangifte inkomstenbelasting. Dan betaalt u alleen voor het deel waar kennis echt het verschil maakt.
Vraag vooraf wat er in de prijs zit: alleen de aangifte, ook btw, ook advies? En vraag of de boekhouder met uw software kan werken.
Een routine die werkt
Wekelijks: bonnen fotograferen en banktransacties koppelen. Een kwartier is vaak genoeg.
Maandelijks: openstaande facturen nalopen en herinneringen sturen.
Per kwartaal: btw-aangifte doen.
Jaarlijks: jaaroverzicht maken en aangifte inkomstenbelasting.
Zet de btw en een deel van uw winst apart op een spaarrekening. Zo komt een aanslag niet als verrassing.
Veelgestelde vragen
Moet ik een zakelijke bankrekening hebben?
Voor een eenmanszaak is het niet altijd verplicht, maar het maakt uw administratie veel overzichtelijker. Voor een bv is een aparte rekening wel nodig.
Mag ik bonnen alleen digitaal bewaren?
In de regel wel, als ze goed leesbaar zijn en u ze zeven jaar kunt terugvinden. Maak een back-up.
Wanneer is een boekhouder te duur?
Als u weinig transacties hebt en de regels goed begrijpt, kan zelf doen volstaan. Twijfelt u over aftrek of investeringen, dan verdient een boekhouder zichzelf vaak terug.
Hulp nodig?
Wilt u dat uw webshop of facturatie automatisch met uw boekhoudprogramma praat? Dat regel ik via een API-koppeling.
