Inschrijven bij de KvK is voor de meeste starters een kwestie van een goed voorbereid formulier en één afspraak of online sessie.
Kort antwoord
U bereidt de inschrijving online voor op kvk.nl, kiest uw rechtsvorm en handelsnaam en rondt de inschrijving af, afhankelijk van uw situatie online of op een KvK-kantoor. U betaalt een eenmalig inschrijfbedrag; het actuele bedrag staat op kvk.nl. Na inschrijving krijgt u direct een KvK-nummer en stuurt de Belastingdienst u later uw btw-gegevens. Dit is geen juridisch of fiscaal advies: twijfelt u over uw situatie, vraag het na bij de KvK of een boekhouder.
Moet u zich eigenlijk inschrijven?
Niet iedereen die iets verkoopt hoeft meteen naar de KvK. De vraag is of u een onderneming hebt: werkt u zelfstandig, voor meerdere klanten, met de bedoeling winst te maken en zoekt u zelf opdrachten? Dan bent u vrijwel altijd ondernemer en hoort u ingeschreven te staan.
Verkoopt u af en toe spullen die u zelf niet meer gebruikt, dan is dat meestal geen onderneming. Twijfelt u, dan heeft de KvK een korte test op de site. Over webshops zonder inschrijving schreef ik al een apart artikel in deze kennisbank (Webshop beginnen zonder KvK).
Wat u vooraf regelt
Een inschrijving gaat het snelst als u deze punten al op papier hebt:
Rechtsvorm. De meeste zzp'ers starten als eenmanszaak. Werkt u samen met iemand, dan kijkt u naar een vof. Een bv richt u op via een notaris; de notaris regelt dan ook de inschrijving.
Handelsnaam. Controleer in het handelsregister of de naam niet al door een vergelijkbaar bedrijf in uw regio of branche wordt gebruikt. Check gelijk of de domeinnaam vrij is.
Activiteiten. U beschrijft in gewone woorden wat u doet. De KvK koppelt daar een SBI-code aan. Die code bepaalt onder meer in welke branche u wordt ingedeeld, dus omschrijf het concreet.
Vestigingsadres. Werkt u vanuit huis, dan is dat uw woonadres. Let op: het vestigingsadres is openbaar. Op kvk.nl leest u wanneer afscherming mogelijk is.
Startdatum en verwachte omzet. Die vragen helpen de Belastingdienst bepalen of u ondernemer bent voor de btw.
De inschrijving zelf
Op kvk.nl vult u het inschrijfformulier online in. Voor een eenmanszaak kunt u in veel gevallen met DigiD de inschrijving afronden; in andere situaties maakt u een afspraak op een KvK-kantoor en neemt u een geldig identiteitsbewijs mee. Welke route voor u geldt, ziet u tijdens het invullen.
Tijdens de afronding wordt alles nog eens met u doorgelopen. Dat is het moment om de omschrijving van uw activiteiten scherp te krijgen. Aan het eind betaalt u het inschrijfbedrag en ontvangt u uw KvK-nummer.
Wat het kost
De KvK rekent een eenmalig inschrijfbedrag. Het bedrag wijzigt af en toe, dus kijk op kvk.nl voor het actuele bedrag. Voor zover ik weet betaalt u daarna geen jaarlijkse bijdrage aan de KvK.
Een belangrijke waarschuwing: na uw inschrijving krijgt u vaak post of mail die eruitziet als een rekening van de KvK of een officieel register. Dat zijn vaak acquisitiefacturen van commerciële partijen. Betaal niets wat u niet zelf hebt besteld en controleer bij twijfel via kvk.nl of het echt is.
Wat er na de inschrijving gebeurt
Btw-gegevens. De KvK geeft uw gegevens door aan de Belastingdienst. Als u ondernemer bent voor de btw, krijgt u per post uw btw-identificatienummer (voor op facturen en uw website) en uw omzetbelastingnummer (voor uw aangifte).
Zakelijke rekening. Niet altijd verplicht voor een eenmanszaak, wel verstandig: het houdt uw administratie overzichtelijk.
Administratie. Vanaf dag één bewaart u facturen en bonnen.
Online zichtbaar. Zet uw KvK-nummer op uw website, facturen en offertes. Klanten zoeken het vaak op om te zien of u echt bestaat.
Veelgestelde vragen
Kan ik mij inschrijven zonder bedrijfsadres?
U hebt altijd een vestigingsadres nodig. Voor de meeste zzp'ers is dat het woonadres; een postbus mag niet als vestigingsadres dienen.
Hoe lang duurt het voordat ik mijn btw-nummer heb?
Dat verschilt. De Belastingdienst stuurt het per post, meestal binnen enkele weken. Op de KvK-site en bij de Belastingdienst ziet u de actuele verwachting.
Kan ik mijn handelsnaam later nog wijzigen?
Ja, een wijziging geeft u door via kvk.nl. Denk er wel aan dat u dan ook uw website, facturen en profielen aanpast.
Hulp nodig?
Staat uw inschrijving en wilt u dat klanten u ook online vinden? Kijk wat ik voor u kan doen met een website laten maken, inclusief KvK-gegevens netjes op de juiste plek.
