Een goede factuur zorgt dat u sneller betaald wordt en dat uw btw-aangifte klopt.
Kort antwoord
Op een factuur staan in elk geval uw bedrijfsgegevens met KvK-nummer en btw-identificatienummer, de gegevens van de klant, een uniek opvolgend factuurnummer, de datum, een omschrijving van wat u leverde, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag en het totaal. Gratis maken kan met een sjabloon in Word of Excel, een gratis factuurtool of de gratis versie van boekhoudsoftware. De officiële eisen staan op belastingdienst.nl; dit artikel is geen fiscaal advies.
De verplichte gegevens
De Belastingdienst stelt eisen aan een factuur. In de praktijk komt het hierop neer:
Uw gegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer (het nummer dat met NL begint en eindigt op B en twee cijfers). Uw omzetbelastingnummer hoort er níet op; dat is alleen voor uw aangifte.
Gegevens van de klant: naam en adres. Levert u aan een bedrijf in een ander EU-land of geldt verlegging, dan ook het btw-nummer van de klant.
Factuurnummer: uniek en opvolgend. Gaten of dubbele nummers leveren vragen op.
Factuurdatum en de datum van levering, als die anders is.
Omschrijving: wat u hebt geleverd, met hoeveelheid of uren.
Bedragen: per tarief het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het btw-bedrag, en het totaal.
Bijzondere vermeldingen, zoals "btw verlegd" of een vermelding dat u de kleineondernemersregeling gebruikt.
Wat er verstandig op staat
Niet verplicht, wel handig:
Betaaltermijn. Bijvoorbeeld "graag binnen 14 dagen". Spreekt u niets af, dan geldt tussen bedrijven doorgaans een wettelijke termijn van 30 dagen.
IBAN en tenaamstelling. Zo hoeft de klant niet te zoeken.
Uw referentie of die van de klant, zoals een offertenummer of inkoopnummer. Grotere bedrijven betalen zonder hun inkoopnummer vaak niet.
Contactgegevens voor vragen over de factuur.
Een betaallink, als uw software die kan maken. Klanten betalen dan vaak sneller.
Een voorbeeldopbouw
Bovenaan uw logo en gegevens, rechts de klant. Daaronder factuurnummer, datum en vervaldatum. Dan een overzicht met regels zoals "Schilderwerk woonkamer, 6 uur à 55 euro" en onderaan het subtotaal, de btw en het totaal. Sluit af met een korte zin: "Graag ontvang ik het totaalbedrag binnen 14 dagen op rekening NL.. ten name van ..., onder vermelding van factuurnummer 2026-014."
Gebruik een nummerreeks die u volhoudt, zoals jaartal plus volgnummer. Zo ziet u direct hoeveel facturen u dit jaar stuurde.
Gratis een factuur maken
Er zijn drie gangbare manieren:
Sjabloon in Word, Excel of Google Docs. Gratis en snel, maar u moet zelf nummers bijhouden en btw uitrekenen. Fouten sluipen er makkelijk in.
Gratis factuurtool online. Handig voor een paar facturen per maand. Let op wat er met uw gegevens gebeurt en of u uw facturen kunt exporteren.
Boekhoudsoftware. Veel pakketten hebben een gratis of goedkope instapversie. Facturen, nummering en btw-overzicht zitten dan in één systeem. Vanaf een handvol facturen per maand is dat meestal het prettigst.
Controleer btw-bedragen gerust even met de btw-calculator.
Bewaren en versturen
Stuur facturen als pdf, niet als bewerkbaar bestand. U moet facturen zeven jaar bewaren, digitaal mag. Zet ze dus niet alleen in uw mailbox, maar ook in een map of programma met een back-up.
Veelgestelde vragen
Mag ik een factuur aanpassen nadat ik hem heb verstuurd?
Een verstuurde factuur past u niet zomaar aan. U maakt een creditfactuur die de oude ongedaan maakt en stuurt daarna een nieuwe, met een nieuw nummer.
Moet ik ook aan particulieren een factuur sturen?
Niet altijd verplicht, maar wel verstandig voor uw administratie. Bij sommige werkzaamheden, zoals aan een woning, bent u het wel verplicht; kijk op belastingdienst.nl.
Kan ik zonder btw-nummer factureren?
Als u net staat ingeschreven en uw btw-nummer nog niet hebt, kunt u het beste even wachten met factureren of het nummer later aanvullen. Vraag de Belastingdienst wat voor u geldt.
Hulp nodig?
Wilt u dat facturen automatisch uit uw website of webshop rollen, of dat uw boekhoudpakket praat met andere systemen? Dat regel ik met een API-koppeling.
