Een Word-document versturen als PDF is verstandig: de opmaak ligt vast en de ontvanger kan niet per ongeluk iets wijzigen.
Kort antwoord
Kies in Word Bestand, Opslaan als (of Een kopie opslaan) en zet het bestandstype op PDF. In Word online kiest u Bestand, Downloaden en Downloaden als PDF. Gebruik liever deze route dan afdrukken naar PDF, omdat links en bladwijzers dan behouden blijven. Met Opties bepaalt u welke pagina's meegaan en of er bladwijzers uit uw koppen worden gemaakt.
Op Windows
Open het document in Word.
Kies Bestand en dan Opslaan als of Een kopie opslaan. (Bij AutoOpslaan in OneDrive heet het vaak Een kopie opslaan.)
Kies de map en zet Opslaan als type op PDF (*.pdf).
Klik op Opties als u iets wilt instellen (zie verderop) en daarna op Opslaan.
Een alternatief is Bestand, Exporteren, PDF/XPS-document maken. Dat geeft dezelfde uitkomst.
Op de Mac
Kies Bestand en Opslaan als.
Zet Bestandsindeling op PDF.
U krijgt twee keuzes: Geschikt voor elektronische distributie en toegankelijkheid en Geschikt voor afdrukken. Kies de eerste voor mail en website: links blijven werken en de PDF is beter leesbaar voor schermlezers. De tweede gebruikt u voor een drukker.
In Word online
Werkt u in de browser, dan kiest u Bestand, Downloaden en Downloaden als PDF. Word maakt het bestand en zet het in uw downloadmap. Dit werkt ook met de gratis versie van Word online.
De opties die ertoe doen
Onder Opties in het opslaanvenster (Windows) vindt u een paar nuttige instellingen:
Paginabereik: alleen de huidige pagina of bijvoorbeeld pagina 2 tot en met 5. Handig als u één bijlage uit een groter document wilt sturen.
Bladwijzers maken met: kies Koppen. Dan krijgt de lezer in de PDF een inhoudsopgave in de zijbalk. Dit werkt alleen als u in Word de stijlen Kop 1, Kop 2 enzovoort heeft gebruikt.
Documenteigenschappen: hiermee gaan titel en auteur mee. Controleer bij een document dat u van een ander heeft overgenomen even of daar geen oude naam in staat (Bestand, Info).
Compatibel met PDF/A: een archiefformaat. Sommige overheidsinstanties en archieven vragen hierom. Voor gewone mail is het niet nodig.
Optimaliseren voor: standaard is prima voor de meeste gevallen. Minimale grootte verkleint het bestand, maar maakt afbeeldingen minder scherp.
Afdrukken naar PDF: waarom liever niet
Via Afdrukken en de printer Microsoft Print to PDF krijgt u ook een PDF. Maar die is in feite een afdruk: links werken niet meer, bladwijzers ontbreken en de tekst is soms minder goed doorzoekbaar. Gebruik die route alleen als een programma geen andere mogelijkheid biedt.
Controleer het resultaat
Ik open de PDF altijd even voordat ik hem verstuur. Let op:
Opmerkingen en bijgehouden wijzigingen: staan die nog aan, dan kunnen ze in de PDF terechtkomen. Accepteer of verwijder ze eerst via het tabblad Controleren.
Lettertypen: Word sluit lettertypen meestal in. Gebruikt u een bijzonder lettertype en ziet het er bij de ontvanger anders uit, controleer dan in Bestand, Opties, Opslaan of insluiten aanstaat.
Bestandsgrootte: veel grote foto's maken de PDF zwaar. Comprimeer de afbeeldingen in Word via Afbeelding opmaken en Afbeeldingen comprimeren.
Lege laatste pagina: vaak veroorzaakt door een extra alinea of pagina-einde aan het eind. Zet het ¶-knopje aan en haal het weg.
Veelgestelde vragen
Kan de ontvanger mijn PDF nog aanpassen?
Met een PDF-editor kan dat wel, maar het kost moeite. Wilt u wijzigen echt lastiger maken, dan kunt u in Acrobat een wachtwoord voor bewerken instellen.
Hoe maak ik van meerdere Word-bestanden één PDF?
Sla ze eerst los op als PDF en voeg ze daarna samen, of plak de documenten in Word achter elkaar en sla dat geheel op als PDF.
Waarom staat er geen PDF-optie in mijn Word?
Bij zeer oude Office-versies ontbrak die. In Microsoft 365 en recente versies zit hij er standaard in; bijwerken lost het meestal op.
Hulp nodig?
Wilt u sjablonen en standaarddocumenten die altijd netjes als PDF uit Word komen? Bij Microsoft 365-ondersteuning richt ik dat met u in.
