OneDrive is de online opslag van Microsoft. Lees wat het doet, wat synchroniseren betekent, waarom het geen echte back-up is en hoe u het slim instelt.
OneDrive staat op bijna elke Windows-computer, maar veel mensen weten niet precies wat het doet met hun bestanden.
Kort antwoord
OneDrive is de online opslagdienst van Microsoft. Bestanden die u erin zet, staan op de servers van Microsoft en worden gelijkgehouden op al uw apparaten waarop u met hetzelfde account bent ingelogd. Daardoor kunt u overal bij uw documenten en samen in een bestand werken. Het is handig, maar het is geen volwaardige back-up: als u iets verwijdert, verdwijnt het overal.
Wat OneDrive precies doet
OneDrive werkt met synchroniseren. Dat betekent dat een map op uw computer en een map in de cloud steeds gelijk worden gehouden. Wijzigt u een bestand op uw laptop, dan staat die wijziging even later ook op uw telefoon en op onedrive.com.
Er zijn twee smaken:
OneDrive persoonlijk: hoort bij een privé-Microsoft-account. Gratis krijgt u een beperkte hoeveelheid opslag; met Microsoft 365 Personal of Family krijgt u per persoon veel meer ruimte.
OneDrive voor werk of school: hoort bij een zakelijk Microsoft 365-account. De beheerder van het bedrijf kan meekijken in instellingen, delen beperken en bestanden van vertrokken medewerkers veiligstellen.
Op een computer kunnen beide tegelijk draaien. U ziet ze dan als twee aparte mappen in de Verkenner, bijvoorbeeld "OneDrive - Persoonlijk" en "OneDrive - Bedrijfsnaam".
Bestanden op aanvraag: waarom uw schijf niet volloopt
Standaard downloadt OneDrive niet alles naar uw computer. U ziet wel alle bestanden staan, maar met een wolkje erachter. Pas als u een bestand opent, wordt het opgehaald. Dat heet bestanden op aanvraag.
Wolkje: alleen online, neemt geen ruimte in op de computer.
Groen vinkje met witte achtergrond: tijdelijk lokaal aanwezig.
Groen bolletje met wit vinkje: altijd op dit apparaat bewaard, ook zonder internet.
Gaat u op reis of werkt u vaak zonder internet, klik dan met de rechtermuisknop op een map en kies "Altijd op dit apparaat bewaren".
De valkuil: synchroniseren is geen back-up
Omdat alles overal gelijk wordt gehouden, wordt ook een fout overal doorgevoerd. Verwijdert u per ongeluk een map op uw laptop, dan is hij ook weg op uw telefoon. Raakt uw computer besmet met gijzelsoftware, dan kunnen versleutelde bestanden netjes naar de cloud worden gesynchroniseerd.
OneDrive heeft wel vangnetten: een prullenbak, eerdere versies van een bestand en bij veel abonnementen de mogelijkheid om de hele OneDrive terug te zetten naar een eerder moment. Maar die vangnetten werken een beperkte tijd. Zakelijk raad ik daarom een aparte back-up aan van belangrijke gegevens. Bent u bestanden kwijt, lees dan ons artikel "Bestanden weg in OneDrive of iCloud: zo vindt u ze terug".
Zo stelt u OneDrive verstandig in
Een paar instellingen die ik bijna altijd naloop:
Mapback-up aan voor Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen. Dan staan die mappen ook in OneDrive. Doe dit bewust: daarna staan die bestanden niet meer alleen op de computer.
Gebruik één account per doel. Zet zakelijke bestanden in OneDrive van het werk en privéfoto's in uw persoonlijke OneDrive. Dat voorkomt gedoe als u ooit van baan of abonnement wisselt.
Deel met links die verlopen. Bij delen kunt u kiezen wie een link mag gebruiken en tot wanneer. "Iedereen met de link" voor altijd is zelden nodig.
Let op het OneDrive-pictogram. Een rood kruisje of pauzeteken onderin uw scherm betekent dat er niet meer wordt gesynchroniseerd. Klik erop om te zien waarom.
Houd tweestapsverificatie aan op het account. Wie uw wachtwoord heeft, heeft anders al uw bestanden.
Wanneer OneDrive minder geschikt is
Voor één persoon of een klein gezin is OneDrive prima. Werkt u met meerdere collega's aan dezelfde mappen, dan zijn gedeelde bibliotheken in SharePoint of Teams vaak overzichtelijker, omdat die bij het bedrijf horen en niet bij één persoon. Ook voor zeer grote bestanden, zoals videoprojecten, kan synchroniseren traag en onhandig worden.
Veelgestelde vragen
Is OneDrive gratis?
Er is een gratis variant met een beperkte hoeveelheid opslag. Wie Microsoft 365 heeft, krijgt er meer ruimte bij. Hoeveel precies verschilt per abonnement en kan Microsoft wijzigen.
Kan ik OneDrive uitzetten?
Ja, u kunt de app afsluiten, ontkoppelen of verwijderen. Controleer eerst of al uw bestanden ook echt op de computer staan, anders blijven alleen snelkoppelingen met een wolkje over.
Kan Microsoft mijn bestanden bekijken?
Microsoft scant bestanden geautomatiseerd, onder meer op malware. Voor zakelijk gebruik gelden de zakelijke voorwaarden van Microsoft; zeer gevoelige gegevens kunt u extra beveiligen of anders opslaan.
