Wat is SharePoint en heeft een klein bedrijf het nodig?

SharePoint klinkt als iets voor grote bedrijven met een IT-afdeling, maar wie Microsoft 365 Business heeft, gebruikt het vaak al zonder het te weten.

Kort antwoord

SharePoint is het deel van Microsoft 365 waar een bedrijf gedeelde bestanden en mappen bewaart. In plaats van bestanden in de OneDrive van één persoon, staan ze in een bibliotheek die van het bedrijf is, met eigen rechten per map. Werkt u alleen, dan hebt u SharePoint meestal niet nodig. Werkt u met twee of meer mensen aan dezelfde documenten, dan is het vaak de beste plek, en via Teams gebruikt u het misschien al.

Wat SharePoint precies is

SharePoint is oorspronkelijk een platform om interne websites te bouwen. Die functie bestaat nog, maar voor de meeste kleine bedrijven draait het om één ding: documentbibliotheken. Dat zijn gedeelde mappen in de cloud met een paar extra's:

• Versiegeschiedenis: elke opgeslagen wijziging blijft een tijd bewaard, zodat u terug kunt naar een eerdere versie.
• Rechten per site of map: de boekhouding ziet alleen wie dat mag, projectmappen ziet het hele team.
• Tegelijk werken: meerdere mensen kunnen tegelijk in hetzelfde Word- of Excel-bestand typen.
• Synchroniseren met de Verkenner: met de OneDrive-app ziet u een SharePoint-bibliotheek gewoon als map op uw computer.

SharePoint zit inbegrepen bij de zakelijke Microsoft 365-abonnementen. U betaalt er doorgaans niet apart voor. Bij de thuisabonnementen Personal en Family zit het niet.

SharePoint, OneDrive en Teams: wat is het verschil?

Deze drie lopen in elkaar over en dat zorgt voor verwarring.

• OneDrive is de persoonlijke opslag van één medewerker. Concepten, eigen notities, dingen die nog niet gedeeld hoeven.
• SharePoint is de opslag van het bedrijf of een team. Bestanden die blijven als iemand vertrekt.
• Teams is de chat- en vergaderapp. Elk team in Teams krijgt achter de schermen een eigen SharePoint-site. Het tabblad Bestanden in een Teams-kanaal ís dus SharePoint.

Een handige vuistregel: is het van mij, dan OneDrive. Is het van ons, dan SharePoint of Teams.

Wanneer heeft een klein bedrijf het nodig?

SharePoint loont vooral in deze situaties:

• U werkt met meerdere mensen aan dezelfde offertes, planningen of dossiers.
• U hebt nu een gedeelde map in de OneDrive van de eigenaar, en iedereen werkt daarin. Dat gaat goed tot die persoon vertrekt of zijn account kwijtraakt.
• U wilt een oude netwerkschijf of NAS op kantoor vervangen door opslag in de cloud.
• Niet iedereen mag alles zien, bijvoorbeeld personeelsdossiers of financiële stukken.

Het is niet nodig als u als zzp'er alleen werkt, of als u met een of twee externe partijen af en toe een bestand deelt. Dan volstaat OneDrive met een deellink prima.

Zo begint u eenvoudig

Ga niet meteen een intranet bouwen. Een bruikbare start is:

1. Maak per afdeling of werkgebied één team in Teams of één SharePoint-site, bijvoorbeeld "Algemeen", "Projecten" en "Administratie".
2. Bedenk een eenvoudige mappenstructuur en houd die vast. Liever vijf duidelijke mappen dan vijftig.
3. Verplaats de bestanden uit persoonlijke OneDrives naar de juiste site. Doe dat op een rustig moment en controleer daarna of alles er is.
4. Laat iedereen de bibliotheek synchroniseren met de OneDrive-app, zodat het voelt als een gewone map.
5. Leg vast wie eigenaar is van welke site. Zonder eigenaar groeit het rechtenbeheer snel uit de hand.

Een veelvoorkomende fout is mappen te diep nesten met lange namen. Dat geeft problemen bij synchroniseren. Houd paden kort.

Waar u op moet letten

SharePoint bewaart versies en heeft een prullenbak, maar dat is geen volledige back-up. Een medewerker die per ongeluk een hele map wist, of gijzelsoftware die bestanden versleutelt, kan veel schade doen. Voor bedrijfskritische bestanden is een aparte back-up van Microsoft 365 verstandig. Kijk daarnaast af en toe welke bestanden met mensen buiten het bedrijf gedeeld zijn.

Veelgestelde vragen

Is SharePoint hetzelfde als een netwerkschijf?

Het vervult een vergelijkbare rol, maar het staat in de cloud, heeft versiegeschiedenis en werkt overal waar internet is. Sommige oude programma's die rechtstreeks met een netwerkschijf werken, hebben er wel moeite mee.

Moet ik SharePoint apart installeren?

Nee. U opent het via de browser vanuit Microsoft 365 of gebruikt het via Teams en de OneDrive-app op uw computer.

Kan een klant of leverancier bij mijn SharePoint?

Ja, als u dat toestaat. U kunt bestanden of mappen delen met externe mensen. Beperk dat tot wat nodig is en zet een einddatum op deellinks.

Hulp nodig?

Wilt u een rommelige gedeelde map omzetten naar een overzichtelijke SharePoint-omgeving? Kijk bij Microsoft 365-support wat ik daarin voor u kan doen.