Microsoft 365 opzeggen zonder bestanden of mail kwijt te raken

Opzeggen zelf is zo gebeurd, maar wat er daarna met uw bestanden en mail gebeurt, verrast veel mensen.

Kort antwoord

Zet eerst uw gegevens veilig en zeg daarna pas op. Download uw OneDrive-bestanden, exporteer uw mail en noteer waar uw domein naar verwijst. Een thuisabonnement zegt u op via account.microsoft.com door automatisch verlengen uit te zetten; een zakelijk abonnement via het Microsoft 365-beheercentrum, of via de partij waar u het hebt afgesloten. Na het opzeggen bewaart Microsoft uw gegevens nog een beperkte tijd, maar daarna zijn ze echt weg.

Wat er gebeurt na opzeggen

Het verschilt per soort abonnement:

• Personal of Family: uw Microsoft-account blijft bestaan, maar de extra opslag vervalt. Staat er meer in OneDrive dan de gratis ruimte, dan wordt uw OneDrive na een tijd alleen-lezen en kunt u er niets meer bij zetten. Blijft u boven de grens, dan kan Microsoft uiteindelijk bestanden verwijderen. Word en Excel op uw computer gaan in een beperkte modus waarin u vooral kunt lezen.
• Business: na het einde van het abonnement gaan de accounts van uw medewerkers via een overgangsperiode naar uitgeschakeld en daarna naar verwijderd. Mail, OneDrive, SharePoint en Teams verdwijnen dan voor alle gebruikers tegelijk.

Microsoft wijzigt de exacte termijnen geregeld. Reken er niet op dat u achteraf nog bij uw gegevens kunt; regel het vooraf.

Vooraf: zo zet u alles veilig

1. Bestanden uit OneDrive: download ze naar een computer of externe schijf. In ons artikel over downloaden uit OneDrive staat hoe u dat met hele mappen doet.
2. SharePoint en Teams: synchroniseer de bibliotheken met de OneDrive-app en zet ze lokaal, of laat ze overzetten naar uw nieuwe omgeving.
3. Mail: in de klassieke Outlook-app kunt u via Bestand, Openen en exporteren een exportbestand (.pst) maken van uw postvak. Doe dit voor elke medewerker. Gaat u naar een andere mailaanbieder, dan is een migratie die de mailbox rechtstreeks overzet vaak netter.
4. Agenda en contactpersonen: zitten in de mailexport, maar controleer het. Contacten kunt u ook los als bestand exporteren.
5. Domein en DNS: gebruikt u mail op uw eigen domeinnaam, dan verwijzen de instellingen van uw domein naar Microsoft. Regel eerst uw nieuwe mail en pas pas daarna die DNS-instellingen aan. Anders komt er een tijd geen mail binnen.
6. Inloggen met Microsoft: gebruikt u uw werkaccount om in te loggen bij andere diensten, zoals boekhoudsoftware, wijzig die inlog dan eerst naar iets anders.

Controleer de export voordat u opzegt: open een paar bestanden en een paar oude mails.

Opzeggen: privé

1. Ga naar account.microsoft.com en log in.
2. Kies Abonnementen of Services en abonnementen.
3. Kies bij Microsoft 365 voor beheren en zet terugkerende facturering uit.

Het abonnement loopt dan door tot het einde van de betaalde periode. Hebt u het via de App Store, Google Play of een winkel gekocht, dan zegt u het daar op.

Opzeggen: zakelijk

Bij een zakelijk abonnement moet een beheerder het doen:

1. Log in op het Microsoft 365-beheercentrum.
2. Ga naar Facturering en dan naar Uw producten.
3. Kies het abonnement en zet automatisch verlengen uit of annuleer het.

Hebt u het afgesloten via een IT-bedrijf of leverancier, dan staat het abonnement vaak bij die partij. Opzeggen loopt dan via hen, en zij moeten u ook toegang laten houden tot uw gegevens tot alles is overgezet. Let bij een jaarabonnement op de opzegtermijn en eventuele kosten bij tussentijds stoppen.

Liever minder in plaats van helemaal stoppen

Soms is opzeggen niet de beste stap. Vertrekt één medewerker, haal dan alleen diens licentie weg nadat de bestanden en mail zijn overgedragen. Betaalt u te veel, kijk dan of een lichter abonnement volstaat voor een deel van de mensen. Gebruikt u Word en Excel bijna niet, dan kan een abonnement zonder installeerbare programma's genoeg zijn.

Veelgestelde vragen

Kan ik na opzeggen nog bij mijn bestanden?

Bij een thuisabonnement blijven bestanden binnen de gratis opslag gewoon bereikbaar. Bij een zakelijk abonnement verdwijnt na de overgangsperiode alles; zet het daarom vooraf veilig.

Kan ik mijn opzegging terugdraaien?

Zolang de periode nog loopt, kunt u verlengen weer aanzetten. Bij zakelijke abonnementen kan een beheerder in de overgangsperiode het abonnement meestal nog heractiveren.

Wat als ik niet meer kan inloggen om op te zeggen?

Herstel dan eerst de toegang. Bij een privéaccount gaat dat via het herstelproces van Microsoft, bij een zakelijk abonnement via een andere beheerder of de ondersteuning van Microsoft.

Hulp nodig?

Wilt u overstappen of stoppen zonder dat er mail of bestanden zoekraken? Bij Microsoft 365-support begeleid ik de export en verhuizing stap voor stap.