Excel online is de browserversie van Excel en voor veel dagelijks werk is hij ruim voldoende.
Kort antwoord
Met een gratis Microsoft-account opent u Excel online via office.com of vanuit OneDrive. U kunt formules, tabellen, filters, grafieken en voorwaardelijke opmaak gebruiken en tegelijk met anderen in hetzelfde bestand werken. Wat u mist: VBA-macro's uitvoeren of bewerken, een deel van Power Query en Power Pivot, sommige invoegtoepassingen en offline werken. Voor zwaar rekenwerk en automatisering heeft u de desktop-app nodig.
Zo begint u met Excel online
Ga naar office.com en log in met een Microsoft-account (een privé-account of uw werkaccount).
Kies Excel en maak een nieuwe werkmap of open er een.
Bestanden worden automatisch opgeslagen in OneDrive (of SharePoint bij een werkaccount). Een bestand moet daar ook staan om het online te openen.
Heeft u een abonnement op Microsoft 365, dan kunt u met de knop Openen in app een online bestand direct in de desktopversie openen. Dat is handig als u iets nodig heeft wat online niet kan.
Wat goed werkt in de browser
Formules en functies: de bekende functies werken, ook nieuwere zoals X.ZOEKEN, FILTER en UNIEK.
Tabellen, sorteren en filteren: inclusief slicers bij tabellen.
Grafieken en voorwaardelijke opmaak: de meeste soorten grafieken zijn er.
Draaitabellen: maken en aanpassen kan, al zijn de instellingen beperkter dan in de app.
Samenwerken: meerdere mensen werken tegelijk in hetzelfde bestand en zien elkaars cursors. Opmerkingen met een @-vermelding sturen de ander een melding.
Versiegeschiedenis: via Bestand en Info gaat u terug naar een eerdere versie. Dat heeft al heel wat werkmappen gered.
Delen: met de knop Delen bepaalt u of iemand mag bewerken of alleen lezen.
Waar u tegenaan loopt
Macro's (VBA): een .xlsm-bestand kunt u openen, maar de macro's draaien niet in de browser. Wie met macro's werkt, heeft de desktopversie nodig. In zakelijke abonnementen bestaat online wel een alternatief (Office Scripts), maar dat is een andere taal.
Power Query en Power Pivot: gegevens ophalen uit andere bronnen en het datamodel zijn online maar deels beschikbaar. Vernieuwen van bestaande koppelingen lukt soms wel, opzetten meestal niet.
Grote bestanden: werkmappen met veel rijen of zware formules worden traag in de browser.
Afdrukken en pagina-indeling: de instellingen zijn beperkter. Voor een strak afdrukbaar rapport is de app prettiger.
Offline: zonder internet kunt u niet werken.
Sneltoetsen: de meeste werken, maar sommige zijn bezet door de browser zelf.
Gratis of met abonnement?
De gratis versie met een privé-account biedt de basis en is voor een huishoudbudget of een eenvoudige lijst prima. Met een zakelijk Microsoft 365-abonnement krijgt u onder meer meer opslag, SharePoint, beheer van wie wat mag zien, en in de meeste abonnementen ook de desktopversie. Voor een bedrijf vind ik dat laatste belangrijk: bestanden staan dan in uw eigen omgeving en niet verspreid over privé-accounts van medewerkers.
Mijn advies
Gebruikt u Excel voor lijsten, eenvoudige berekeningen en samenwerken: Excel online is genoeg.
Werkt u met macro's, koppelingen met andere systemen, grote datasets of financiële modellen: gebruik de desktop-app en zet de bestanden in OneDrive of SharePoint, zodat u toch kunt samenwerken.
Combineer gerust: maak het bestand in de app en laat collega's online invullen.
Veelgestelde vragen
Is Excel online echt gratis?
Ja, met een gratis Microsoft-account. U krijgt dan ook een beperkte hoeveelheid OneDrive-opslag. Extra functies en opslag horen bij een betaald abonnement.
Kan ik een Excel-bestand van mijn computer online openen?
Ja, maar u moet het eerst uploaden naar OneDrive. Daarna opent u het vanuit OneDrive in de browser.
Waarom zie ik bepaalde knoppen niet in Excel online?
Die functies bestaan alleen in de desktop-app. Klik op Openen in app als u een abonnement met desktopversie heeft.
Hulp nodig?
Twijfelt u welk Microsoft 365-abonnement bij uw bedrijf past, of wilt u bestanden en rechten netjes ingericht hebben? Kijk bij Microsoft 365-ondersteuning.
