Een PDF bewerkbaar maken in Word lukt vaak met een paar klikken, maar het resultaat is zelden een exacte kopie.
Kort antwoord
Open de PDF gewoon in Word via Bestand en Openen; Word zet hem om naar een bewerkbaar document. Alternatieven zijn Google Docs (gratis) en Adobe Acrobat (betaald, vaak het netst). De opmaak verschuift omdat een PDF alleen vastlegt waar tekst op de pagina staat, niet hoe die tekst is opgebouwd. Terug naar PDF gaat met Opslaan als en dan PDF.
Drie manieren om een PDF naar Word te zetten
1. Met Word zelf (Microsoft 365 of een recente Office-versie)
Open Word en kies Bestand en Openen.
Kies de PDF. Word meldt dat het bestand wordt omgezet naar een bewerkbaar document; klik op OK.
Sla het resultaat meteen op als .docx, met een nieuwe naam.
Dit werkt goed voor brieven, eenvoudige rapporten en teksten met weinig opmaak.
2. Met Google Docs (gratis)
Upload de PDF naar Google Drive.
Klik er met de rechtermuisknop op en kies Openen met en dan Google Documenten.
Kies daarna Bestand, Downloaden en Microsoft Word (.docx).
Google Docs is vaak goed in het herkennen van tekst, maar laat afbeeldingen en kolommen nogal eens los.
3. Met Adobe Acrobat (betaald) In Acrobat kiest u PDF exporteren en dan Microsoft Word. Acrobat houdt tabellen, kolommen en lettertypen meestal het best vast. Heeft u veel omzetwerk, dan verdient dat zich terug.
Waarom de opmaak verschuift
Een Word-document weet dat iets een kop is, een lijst, een tabel of een alinea die doorloopt naar de volgende pagina. Een PDF weet dat niet. Daarin staat in feite: deze letters, in dit lettertype, op deze positie. Bij het omzetten moet het programma raden wat bij elkaar hoort. Daar gaat het mis bij:
Kolommen en tekstvakken: tekst springt van de ene kolom naar de andere of komt in losse vakjes terecht.
Tabellen: cellen worden losse tekstregels met tabs of spaties.
Lettertypen: staat het originele lettertype niet op uw computer, dan kiest Word een ander, waardoor regels langer of korter worden.
Kop- en voetteksten: die komen soms midden in de tekst terecht, op elke pagina opnieuw.
Gescande documenten: een scan is een foto van tekst. Zonder tekstherkenning (OCR) krijgt u alleen een plaatje in Word, of onleesbare tekens.
Zo beperkt u het gedoe
Vraag de afzender eerst om het originele Word-bestand. Dat scheelt vaak het meeste werk.
Gaat het alleen om de tekst, kopieer die dan uit de PDF en plak hem in een leeg document met Alleen tekst behouden. Daarna zet u zelf de opmaak.
Gebruik na het omzetten de stijlen van Word (Kop 1, Kop 2, Standaard) in plaats van handmatig te verschuiven.
Zet Opmaakmarkeringen weergeven aan (het ¶-knopje) om losse tabs, harde regeleinden en sectie-einden te zien en op te ruimen.
Bij een scan: gebruik een programma met OCR, zoals Acrobat, of laat Google Docs de tekst herkennen.
Van Word terug naar PDF
Klaar met bewerken? Kies in Word Bestand, Opslaan als en als bestandstype PDF. Daarmee ligt de opmaak weer vast en ziet de ontvanger precies wat u ziet. Controleer de PDF nog even; een verschoven plaatje valt in het eindresultaat het meest op.
Let bij online omzetsites op wat u uploadt. Voor een openbare folder maakt het weinig uit, maar contracten, offertes en persoonsgegevens zet ik liever om met Word of Acrobat op de eigen computer.
Veelgestelde vragen
Kan ik een PDF bewerken zonder hem naar Word om te zetten?
Ja, met een PDF-editor zoals Adobe Acrobat kunt u tekst direct aanpassen. Voor kleine wijzigingen is dat vaak netter dan omzetten.
Waarom krijg ik alleen een plaatje in Word?
Dan is de PDF waarschijnlijk een scan. U heeft tekstherkenning (OCR) nodig om er weer echte tekst van te maken.
Kan ik een beveiligde PDF omzetten?
Als de maker bewerken heeft geblokkeerd, heeft u het wachtwoord of toestemming nodig. Vraag de afzender om een open versie.
Hulp nodig?
Loopt u vast met een lastig document of wilt u Word goed ingericht hebben? Kijk bij Microsoft 365-ondersteuning of plan direct een afspraak.
