De melding dat een bijlage te groot is, komt meestal net op het moment dat u haast heeft.
Kort antwoord
De meeste maildiensten accepteren bijlagen tot ongeveer 20 à 25 MB, en de ontvanger heeft soms een nog lagere grens. Zippen helpt bij documenten, maar nauwelijks bij foto's, video's en PDF's. De beste oplossing is bijna altijd een deellink: zet het bestand in OneDrive, Google Drive of iCloud en mail alleen de link. Voor eenmalig grote bestanden kan ook een verzenddienst zoals WeTransfer.
Waarom mail niet geschikt is voor grote bestanden
Mail is bedoeld voor berichten, niet voor bestandsopslag. Een bijlage wordt bij het versturen omgezet naar tekst en wordt daardoor ongeveer een derde groter. Een bestand van 18 MB kan dus al tegen een grens van 25 MB aanlopen. Daarnaast heeft de mailserver van de ontvanger een eigen maximum. Ook als het bij u wel verstuurd lijkt, kan het daar alsnog geweigerd worden; u krijgt dan later een foutmelding terug.
Optie 1: zippen
Zippen pakt bestanden samen in één bestand en comprimeert ze.
Windows: selecteer de bestanden, klik met de rechtermuisknop en kies Comprimeren naar ZIP-bestand (in oudere Windows-versies: Kopiëren naar en Gecomprimeerde map).
Mac: selecteer de bestanden, klik met de rechtermuisknop en kies Comprimeer.
Zippen werkt goed bij Word-, Excel- en tekstbestanden. Foto's (JPG), video's (MP4) en de meeste PDF's zijn al gecomprimeerd en worden nauwelijks kleiner. Het voordeel is dan alleen dat u één bestand verstuurt in plaats van twintig.
Optie 2: een deellink uit de cloud
Dit is wat ik meestal aanraad, zeker voor bedrijven met Microsoft 365 of Google Workspace.
OneDrive (Outlook en Microsoft 365)
Zet het bestand in OneDrive.
Klik met de rechtermuisknop en kies Delen.
Stel in wie de link mag openen (bijvoorbeeld alleen specifieke personen) en of men mag bewerken.
Kopieer de link en plak hem in uw mail.
Outlook doet dit vaak zelf: voegt u een groot bestand toe dat in OneDrive staat, dan stelt het voor om een link te delen.
Google Drive (Gmail) Voegt u in Gmail een bijlage toe die te groot is, dan zet Gmail die automatisch in Google Drive en plaatst het een link. Controleer wel of de ontvanger toegang heeft; Gmail vraagt daarnaar bij het versturen.
iCloud (Apple Mail) Apple Mail kan grote bijlagen via Mail Drop versturen. De ontvanger krijgt een downloadlink die een beperkte tijd geldig is.
Voordelen van een link: geen grootteprobleem, de mailbox van de ontvanger loopt niet vol, en u kunt de toegang later intrekken.
Optie 3: een verzenddienst
Diensten zoals WeTransfer zijn gemaakt voor het eenmalig versturen van grote bestanden. U uploadt, vult het mailadres van de ontvanger in en die krijgt een downloadlink. Gratis versies hebben een maximum per verzending en een beperkte bewaartermijn; de precieze grenzen veranderen regelmatig, dus kijk even op de site zelf.
Let op bij vertrouwelijke bestanden: uw bestanden staan dan bij een externe partij. Voor klantgegevens of personeelsdossiers gebruikt u liever de cloudopslag die uw bedrijf al heeft, met een link die alleen voor de juiste persoon werkt en na een tijd verloopt.
Optie 4: het bestand kleiner maken
Foto's: verstuur ze op een kleiner formaat. Op de iPhone en in veel mailprogramma's krijgt u bij het versturen een keuze voor de grootte.
PDF's van scans: scan op 200 tot 300 dpi in plaats van de hoogste stand. Dat scheelt vaak de helft of meer.
Video's: een link is hier vrijwel altijd beter dan comprimeren.
Let op bij links
Kies niet standaard iedereen met de link. Dan kan iedereen die de mail doorgestuurd krijgt het bestand openen.
Zet bij gevoelige bestanden een vervaldatum of wachtwoord als uw dienst dat ondersteunt.
Ruim oude deellinks af en toe op.
Veelgestelde vragen
Hoe groot mag een bijlage in Outlook zijn?
Dat hangt af van uw account en de instellingen van uw organisatie; vaak ligt de grens rond de 20 tot 35 MB. De ontvanger kan een lagere grens hebben, dus voor grote bestanden is een link verstandiger.
Waarom kreeg ik later een foutmelding terug?
Dan heeft de mailserver van de ontvanger het bericht geweigerd, vaak vanwege de grootte. Verstuur het opnieuw met een link.
Is een zip-bestand veilig?
Een gewone zip is niet versleuteld. Wilt u een zip met wachtwoord, gebruik dan een programma dat versleuteling met AES ondersteunt en deel het wachtwoord via een ander kanaal.
