De meeste mensen beginnen pas aan een back-up als ze iets zijn kwijtgeraakt, en dan is het te laat.
Kort antwoord
Een goede back-up bestaat uit minstens twee kopieën op verschillende plekken, bijvoorbeeld uw computer plus een cloudopslag, en liefst ook een externe schijf die u niet altijd aangesloten laat. De cloud beschermt tegen diefstal, brand en een kapotte computer. Een externe schijf beschermt tegen per ongeluk wissen, tegen gijzelsoftware en tegen problemen met uw cloudaccount. Het belangrijkste is dat het automatisch gebeurt.
Waarom synchroniseren nog geen back-up is
OneDrive, iCloud en Google Drive synchroniseren: ze houden uw bestanden op alle apparaten gelijk. Dat is handig, maar het betekent ook dat als u een bestand verwijdert of overschrijft, dat ook in de cloud gebeurt. De meeste diensten hebben een prullenbak en soms eerdere versies, maar die blijven maar een beperkte tijd bewaard. Een echte back-up is een losse kopie die niet meteen meeverandert.
De regel die ik iedereen aanraad
Een bekende vuistregel is 3-2-1:
3 kopieën van belangrijke bestanden: het origineel en twee back-ups.
2 verschillende soorten opslag, bijvoorbeeld een externe schijf en de cloud.
1 kopie op een andere plek dan uw huis of kantoor, bijvoorbeeld in de cloud.
Dat klinkt veel, maar met de juiste instellingen loopt het grotendeels vanzelf.
Een externe schijf instellen
Windows: met Bestandsgeschiedenis maakt Windows regelmatig kopieën van uw mappen naar een externe schijf, inclusief oudere versies. U vindt het via het Configuratiescherm.
Mac: Time Machine maakt automatisch back-ups naar een externe schijf zodra die is aangesloten, en bewaart oudere versies.
Sluit de schijf bijvoorbeeld eens per week aan en laat hem daarna niet permanent aangesloten. Gijzelsoftware (ransomware) versleutelt namelijk ook schijven die aan de computer hangen.
De cloud instellen
Windows: OneDrive kan de mappen Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen automatisch meenemen. Met Microsoft 365 heeft u daar doorgaans ruim opslag voor.
Mac en iPhone: iCloud Drive en iCloud-foto's houden documenten en foto's bij. De gratis opslag is klein, dus voor veel foto's is een uitbreiding nodig.
Android: Google Foto's en Google Drive maken automatisch een kopie, zolang er opslag vrij is.
Controleer in de app of de back-up echt loopt. Ik zie regelmatig dat de opslag al maanden vol zit en er niets meer wordt bijgewerkt.
Testen is net zo belangrijk
Een back-up waarvan u nooit iets terugzet, is een gok. Probeer eens per paar maanden één bestand of foto terug te halen. Zo weet u dat het werkt, en hoe het werkt, voordat u het echt nodig heeft.
Voor zzp'ers en kleine kantoren: denk ook aan de administratie, offertes en klantbestanden. Werkt u met een online boekhoudpakket, dan staat dat al in de cloud, maar losse documenten op uw laptop vaak niet.
Veelgestelde vragen
Is een USB-stick een goede back-up?
Voor een paar bestanden onderweg prima, maar sticks gaan sneller stuk en raken makkelijk zoek. Voor een echte back-up is een externe schijf betrouwbaarder.
Hoe groot moet mijn externe schijf zijn?
Liefst minstens twee keer zo groot als de hoeveelheid gegevens die u wilt bewaren, zodat er ruimte is voor oudere versies.
Is de cloud veilig genoeg voor privéfoto's?
De grote diensten beveiligen goed, mits u een sterk wachtwoord en tweestapsverificatie gebruikt. Het zwakste punt is meestal het account, niet de opslag.
Hulp nodig?
Ik stel back-ups voor u in en test ze samen met u via computerhulp aan huis. Het tarief: eerste 20 minuten gratis, daarna €20 per uur, aan huis of op afstand.
