Er zijn honderden AI-tools, maar voor een ondernemer vallen ze uiteen in een handvol soorten die elk een ander probleem oplossen.
Kort antwoord
De meeste AI-tools voor ondernemers vallen in vijf groepen: schrijven en meedenken, beeld en video, notuleren en samenvatten, klantcontact, en AI die in uw bestaande software zit. Kies niet de bekendste tool, maar de soort die past bij een taak die u nu veel tijd kost. Een ranglijst geef ik bewust niet: tools veranderen snel en wat het best werkt, hangt af van uw werk.
Tools voor uw eigen werk
1. Schrijven en meedenken
Dit zijn de chatdiensten waar de meeste mensen mee beginnen, zoals ChatGPT of Microsoft Copilot. U typt een vraag en krijgt een tekst terug.
Geschikt voor:
een eerste versie van mails, offertes, vacatures en webteksten;
teksten korter of duidelijker maken;
brainstormen en vragen in gewone taal laten uitleggen.
Let op: controleer feiten altijd en zet geen klantgegevens in een gratis versie. In het artikel "Hoe stelt u een AI-tool een goede vraag?" leest u hoe u er betere antwoorden uit haalt.
2. Beeld en video
Met deze tools maakt u afbeeldingen op basis van een beschrijving, bewerkt u foto's (achtergrond weghalen, iets verwijderen) of maakt u korte video's en ondertitels. Veel ontwerpprogramma's en telefoons hebben zulke functies inmiddels ingebouwd.
Geschikt voor illustraties, sfeerbeelden en het snel opschonen van productfoto's. Minder geschikt als u uw echte werk wilt laten zien: dan is een eigen foto eerlijker en overtuigender. Over rechten en privacy bij beeld leest u meer in "Foto's maken of laten beoordelen met ChatGPT: kan dat en mag dat?".
3. Notuleren en samenvatten
Deze tools luisteren mee met een overleg of telefoongesprek, zetten het om in tekst en maken er een samenvatting met actiepunten van. Ze zitten vaak al in videobelprogramma's zoals Teams, Google Meet en Zoom, of werken als losse app.
Geschikt voor wie veel overlegt en daarna weinig tijd heeft om notities uit te werken. Let op twee dingen:
Vertel deelnemers vooraf dat u opneemt en waarom. Een gesprek opnemen zonder dat iemand het weet, is in een zakelijke context vaak in strijd met de AVG.
Spraakherkenning maakt fouten bij namen, bedragen en vaktermen. Lees de samenvatting na voordat u hem doorstuurt.
Tools voor klantcontact en in bestaande software
4. Klantcontact
Hier gaat het niet om een tool voor uzelf, maar om AI die namens uw bedrijf met klanten praat. Denk aan:
een chatassistent op uw website die vragen over diensten, prijzen en openingstijden beantwoordt;
een WhatsApp-assistent die berichten buiten kantoortijd oppakt;
AI-telefonie die de telefoon aanneemt, vragen beantwoordt en een terugbelverzoek of afspraak noteert.
Het verschil met een losse chatdienst is dat zo'n assistent uw eigen bedrijfsinformatie gebruikt en dat u kunt bepalen wat hij wel en niet zegt. Dat vraagt een goede inrichting, anders gaat hij gokken. Meer daarover in "Wat kan een AI-assistent op uw website wel en niet?".
5. AI in software die u al heeft
Steeds meer gewone programma's krijgen AI-functies: uw mailprogramma stelt een antwoord voor, uw boekhoudpakket herkent bonnetjes, uw kantoorsoftware vat documenten samen. Microsoft 365 en Google Workspace bieden daar eigen AI-uitbreidingen voor, soms tegen meerprijs.
Dit is vaak de makkelijkste start, omdat u niets nieuws hoeft te leren en uw gegevens al in die omgeving staan. Kijk wel in de instellingen wat er met uw gegevens gebeurt.
Hoe kiest u?
Een eenvoudige aanpak:
Schrijf op welke drie taken u elke week de meeste tijd kosten.
Kijk bij welke van de vijf soorten die taak hoort.
Probeer één tool een paar weken op die ene taak, eerst met een gratis versie of proefperiode.
Meet of het echt tijd scheelt. Zo niet, stop ermee.
Het artikel "Waar begint u met AI als zzp'er of klein bedrijf?" werkt dit verder uit.
Veelgestelde vragen
Welke AI-tool is de beste?
Dat verschilt per taak en verandert snel. Een tool die goed schrijft, is niet per se goed in notuleren. Kies op basis van de taak en probeer het zelf uit.
Zijn gratis AI-tools veilig voor zakelijk gebruik?
Voor teksten zonder gevoelige informatie meestal wel. Voor klantgegevens kiest u een zakelijke versie met duidelijke afspraken over gegevensgebruik, of u laat die gegevens weg.
Heb ik meerdere AI-tools nodig?
Meestal niet. De meeste kleine bedrijven hebben genoeg aan één chatdienst en eventueel één toepassing voor klantcontact.
Hulp nodig?
Wilt u weten welke vorm van AI in uw bedrijf echt tijd bespaart, dan denk ik graag mee. Lees meer over AI-agents en wat ze voor een mkb'er kunnen doen.
