Wat is Google Workspace en voor wie is het geschikt?

Google Workspace is in het kort de zakelijke versie van de Google-diensten die u privé waarschijnlijk al kent.

Kort antwoord

Google Workspace is een abonnement van Google met Gmail, Agenda, Drive, Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Meet, maar dan op uw eigen domeinnaam en met beheer voor uw bedrijf. U mailt dus als naam@uwbedrijf.nl in de vertrouwde Gmail-omgeving. Het past goed bij ondernemers en teams die veel in de browser werken, op verschillende apparaten, en weinig vastzitten aan Word- en Excel-bestanden met complexe opmaak.

Wat zit erin?

De belangrijkste onderdelen:

• Gmail met uw eigen domeinnaam, zonder reclame en met zakelijke spamfilters.
• Agenda om afspraken te plannen en agenda's met collega's te delen.
• Drive voor opslag van bestanden, met gedeelde drives die van het bedrijf zijn in plaats van van één persoon.
• Documenten, Spreadsheets en Presentaties: tekstverwerker, rekenblad en presentaties in de browser, met tegelijk samenwerken.
• Meet voor videovergaderingen en Chat voor berichten binnen het team.
• Beheerconsole waarin de beheerder accounts aanmaakt, wachtwoorden reset, beveiliging instelt en kan ingrijpen als een laptop zoekraakt.

Afhankelijk van het abonnement krijgt u meer opslag, opnames van vergaderingen, extra beveiliging en archivering.

Het verschil met gratis Gmail

Veel ondernemers beginnen met een gratis Gmail-adres. Dat werkt, maar er zijn duidelijke verschillen:

• Uw eigen adres: een mail van info@uwbedrijf.nl komt professioneler over dan een gmail.com-adres en blijft van u als u ooit van dienst wisselt.
• Het account is van het bedrijf: vertrekt een medewerker, dan neemt de beheerder het account over. Bij een privé-Gmail-adres van een medewerker bent u alles kwijt.
• Ondersteuning en voorwaarden: zakelijke voorwaarden, een verwerkersovereenkomst en hulp van Google bij problemen.
• Beheer: tweestapsverificatie verplichten, delen buiten het bedrijf beperken en zien wie waar toegang toe heeft.

Voor wie is het geschikt?

Google Workspace past vaak goed bij:

• Zzp'ers en kleine teams die hun mail al in Gmail lezen en dat willen houden.
• Bedrijven die veel onderweg werken op telefoon, tablet of een Chromebook.
• Teams die veel samen in één document werken en weinig bijzondere opmaak nodig hebben.
• Organisaties zonder eigen IT-afdeling die een overzichtelijk beheerscherm willen.

Minder geschikt is het als u veel werkt met complexe Excel-modellen met macro's, Word-documenten met strakke huisstijlsjablonen die u uitwisselt met klanten, of programma's die alleen samenwerken met Microsoft. Dan sluit Microsoft 365 vaak beter aan. Twijfelt u, lees dan ons artikel "Google Workspace of Microsoft 365: welke past bij uw bedrijf?".

Hoe begint u?

1. Domeinnaam: u hebt een eigen domeinnaam nodig. Hebt u er al een, dan bewijst u bij het aanmelden dat hij van u is.
2. Abonnement kiezen: begin met het abonnement dat past bij wat u nu nodig hebt; opschalen kan later.
3. Gebruikers aanmaken: maak voor elke medewerker een account en eventueel aliassen zoals info@ of facturen@.
4. Mail omzetten: de DNS-instellingen van uw domein worden aangepast zodat mail naar Google gaat. Doe dat zorgvuldig om geen mail te missen.
5. Bestaande mail overzetten: Google heeft hulpmiddelen om oude mail uit uw vorige mailbox over te halen.
6. Beveiliging aan: zet tweestapsverificatie aan voor alle accounts en zeker voor de beheerder.

Veelgestelde vragen

Kan ik Word- en Excel-bestanden openen in Google Workspace?

Ja. U kunt ze openen en bewerken in Documenten en Spreadsheets, of als Office-bestand laten staan. Bij eenvoudige bestanden gaat dat goed; bij ingewikkelde opmaak of macro's kan er iets verschuiven.

Heb ik een domeinnaam nodig?

Voor de gewone zakelijke abonnementen wel. Uw mailadressen en accounts hangen aan die domeinnaam.

Is Google Workspace AVG-proof?

Google biedt zakelijke voorwaarden en een verwerkersovereenkomst, en u kunt veel instellingen zelf strenger zetten. Of uw gebruik AVG-proof is, hangt ook af van hoe u het inricht en welke gegevens u erin bewaart.

Hulp nodig?

Wilt u Google Workspace laten instellen, inclusief mail op uw domein en overzetten van oude mail? Kijk bij IT-support wat ik daarin voor u regel.