Wie Google Workspace overweegt, wil vooral weten wat het per maand kost, maar het bedrag hangt van meer af dan het abonnement alleen.
Kort antwoord
Google Workspace kost een vast bedrag per gebruiker per maand. Het instapabonnement ligt doorgaans rond enkele euro's tot iets meer dan tien euro per gebruiker per maand; de uitgebreidere abonnementen zijn duidelijk duurder. Wat u uiteindelijk betaalt, hangt af van het aantal gebruikers, het gekozen abonnement en of u maandelijks of per jaar betaalt. Google past prijzen af en toe aan, dus kijk voor actuele bedragen altijd op de website van Google zelf.
Hoe de prijs is opgebouwd
De rekensom is eenvoudig: prijs per gebruiker maal aantal gebruikers. Een gebruiker is een persoon met een eigen account en eigen mailbox. Daarbij spelen drie keuzes:
Het abonnement: de zakelijke abonnementen heten doorgaans Business Starter, Business Standard en Business Plus, met daarboven Enterprise voor grote organisaties. Hoe hoger, hoe meer opslag, functies en beveiliging.
Flexibel of jaarabonnement: bij een flexibel abonnement kunt u maandelijks gebruikers toevoegen en weghalen. Bij een jaarabonnement betaalt u vaak iets minder per maand, maar zit u een jaar vast aan het aantal gebruikers.
Kortingen en proefperiode: Google biedt regelmatig een proefperiode en soms tijdelijke kortingen voor nieuwe klanten. Kijk wat de prijs na die periode wordt.
Wat krijgt u bij een duurder abonnement?
Grofweg zit het verschil tussen de abonnementen in:
Opslag: hoeveel ruimte er per gebruiker is voor mail, Drive en foto's samen. Bij de hogere abonnementen is dat veel meer.
Vergaderen: maximaal aantal deelnemers in Meet, opnames maken en langere vergaderingen.
Beveiliging en beheer: geavanceerdere instellingen, beheer van apparaten en archivering van mail en bestanden, bijvoorbeeld voor bewaarplicht.
Gedeelde drives en samenwerking: niet elk abonnement heeft dezelfde mogelijkheden voor gedeelde drives.
De meeste kleine bedrijven die ik spreek beginnen met het instapabonnement en stappen pas over als ze tegen de opslaglimiet of een ontbrekende functie aanlopen.
Hoe voorkomt u onnodige kosten?
Een paar dingen die vaak geld schelen:
Niet iedereen heeft een eigen account nodig. Een adres als info@ of facturen@ kan meestal een alias of groep zijn in plaats van een betaalde gebruiker. Mail naar zo'n adres komt dan binnen bij één of meer bestaande accounts.
Ruim vertrokken medewerkers op. Elk account dat blijft staan, kost geld. Zet mail en bestanden over naar een collega of gedeelde drive en verwijder daarna het account.
Kies flexibel als uw team wisselt. Werkt u met seizoenskrachten of stagiairs, dan is een flexibel abonnement vaak voordeliger dan een vast aantal per jaar.
Betaal niet voor opslag die u niet gebruikt. Kijk in de beheerconsole hoeveel opslag uw team echt gebruikt voordat u opschaalt.
Kosten die er soms bij komen
Naast het abonnement zelf zijn er soms andere kosten:
Domeinnaam: die hebt u nodig en betaalt u apart bij de partij waar het domein staat.
Overstappen: het overzetten van mail en bestanden uit een vorige omgeving kost tijd. Doet u het zelf, dan kost het uren; laat u het doen, dan betaalt u voor die uren.
Back-up: Google bewaart uw gegevens, maar een aparte back-up van Workspace is een losse dienst met eigen kosten.
Btw: Google rekent met btw, of verlegd voor zakelijke klanten met een geldig btw-nummer. Vul uw bedrijfsgegevens daarom goed in.
Is het de prijs waard?
Voor een eenmanszaak is het verschil met gratis Gmail een paar euro per maand. Daarvoor krijgt u een professioneel mailadres, een account dat van het bedrijf is en zakelijke voorwaarden. Voor een team is de belangrijkste winst dat bestanden en mail niet meer in losse privé-accounts staan. Vergelijkt u met Microsoft 365, kijk dan niet alleen naar de prijs maar ook naar welke programma's u dagelijks gebruikt.
Veelgestelde vragen
Is er een gratis versie van Google Workspace?
Voor gewone bedrijven niet. Er is wel een proefperiode, en er bestaan aparte programma's voor onderwijs en goede doelen met eigen voorwaarden.
Betaal ik voor een gedeeld adres zoals info@?
Niet als u het als alias of groep instelt. Alleen als info@ een volledig eigen account met eigen wachtwoord moet zijn, telt het als gebruiker.
Kan ik later van abonnement wisselen?
Ja, opschalen kan op elk moment. Afschalen kan ook, maar bij een jaarabonnement zit u aan uw afspraken vast tot het einde van de periode.
Hulp nodig?
Wilt u weten welk abonnement en hoeveel gebruikers u echt nodig hebt? Bij IT-support kijk ik samen met u naar uw situatie en richt ik het zuinig in.
