Google Workspace of Microsoft 365: welke past bij uw bedrijf?
Google Workspace of Microsoft 365? Een nuchtere vergelijking op werkwijze, programma's, samenwerken, beheer en overstappen, zodat u kiest wat bij u past.
Google Workspace en Microsoft 365 doen grotendeels hetzelfde, dus de keuze hangt vooral af van hoe u en uw klanten werken.
Kort antwoord
Kies Microsoft 365 als u veel werkt met Word- en Excel-bestanden, als klanten of leveranciers die bestanden met u uitwisselen, of als u software gebruikt die op Microsoft is gebouwd. Kies Google Workspace als u vooral in de browser en op uw telefoon werkt, uw mail al in Gmail leest en eenvoud belangrijker vindt dan alle opties. Allebei leveren ze zakelijke mail op uw eigen domein, opslag, agenda en videobellen.
Wat ze gemeen hebben
Beide pakketten bieden:
Mail op uw eigen domein met agenda en contactpersonen.
Online opslag per persoon en gedeelde opslag voor het team.
Tekstverwerker, rekenblad en presentaties.
Videobellen en chatten.
Een beheeromgeving voor accounts, wachtwoorden en beveiliging.
Betalen per gebruiker per maand.
Voor het basiswerk, mailen, plannen en af en toe een document, merkt u in de praktijk weinig verschil.
Waar ze verschillen
Programma's Microsoft 365 heeft, bij de meeste zakelijke abonnementen, de volledige programma's Word, Excel, PowerPoint en Outlook om op uw computer te installeren. Google Workspace werkt vrijwel volledig in de browser. Voor ingewikkelde Excel-bestanden, draaitabellen, macro's en documenten met strakke opmaak is Microsoft sterker.
Samenwerken Google was eerder met tegelijk werken in één document en dat voelt nog steeds heel soepel. Microsoft kan het inmiddels ook, zeker in de webversies en via Teams, maar het werkt het prettigst als iedereen bestanden in OneDrive of SharePoint bewaart.
Mail Gmail is snel en eenvoudig en werkt met labels in plaats van mappen. Outlook is uitgebreider, met mappen, regels en een volledige desktopapp. Wie gewend is aan Outlook vindt Gmail vaak wennen, en andersom.
Vergaderen en chatten Teams is een volledige werkplek met kanalen, chat, bestanden en vergaderingen in één. Google Meet en Chat zijn lichter en eenvoudiger. Werkt u veel met grotere bedrijven, dan wordt u vaker in Teams uitgenodigd; met het zakelijke account van Microsoft 365 gaat dat soepeler.
Beheer De beheerconsole van Google is overzichtelijk. Die van Microsoft heeft meer knoppen en mogelijkheden, zeker bij de zwaardere abonnementen. Voor een klein bedrijf zonder IT-kennis is Google vaak makkelijker te overzien.
Vragen die de keuze makkelijker maken
Beantwoord deze vragen voor uzelf:
Sturen klanten u Word- of Excel-bestanden die u moet aanpassen en terugsturen?
Gebruikt u software, zoals een boekhoud- of planningspakket, die koppelt met Outlook of Excel?
Werkt u vooral op een computer, of juist onderweg op telefoon en tablet?
Zijn uw medewerkers al gewend aan een van de twee?
Wordt u vaak uitgenodigd in Teams-vergaderingen van grotere klanten?
Bij vooral "ja" op de eerste twee en de laatste vraag ligt Microsoft 365 voor de hand. Werkt uw team vooral mobiel en in de browser, dan past Google Workspace vaak beter.
Overstappen is een klus, kies dus bewust
Wisselen van de ene naar de andere kan, maar het is werk: mailboxen overzetten, bestanden verhuizen, agenda's meenemen, DNS-instellingen van uw domein aanpassen en mensen laten wennen aan een nieuwe omgeving. Kies daarom niet alleen op een paar euro prijsverschil. De prijzen van beide liggen in dezelfde orde van grootte en veranderen geregeld; vergelijk de actuele bedragen op de websites van Google en Microsoft.
Het kan ook gemengd: Google Workspace voor mail en samenwerken en een los abonnement op de Microsoft-programma's voor de ene collega die zware Excel-bestanden maakt. Dat is minder overzichtelijk, maar soms de verstandigste oplossing.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn mail meenemen als ik overstap?
Ja. Beide aanbieders hebben hulpmiddelen om mail uit een vorige omgeving over te halen. Agenda's, contactpersonen en bestanden vragen wat meer aandacht.
Welke is veiliger?
Beide zijn veilig als u ze goed instelt: tweestapsverificatie voor iedereen, sterke wachtwoorden en beperkt delen buiten het bedrijf. De grootste risico's zitten vrijwel altijd in de instellingen en gewoonten, niet in het merk.
Kan ik eerst proberen?
Beide bieden meestal een proefperiode. Test dan met uw echte werk: een paar dagen mailen, een document delen en een vergadering houden.
Hulp nodig?
Wilt u een eerlijk advies voor uw situatie, of de overstap laten begeleiden? Kijk bij IT-support of, voor Microsoft, bij Microsoft 365-support.
