Google Workspace inloggen: gebruiker, beheerder en wie mag wat
Inloggen bij Google Workspace lukt niet, of weet u niet wie de beheerder is? Zo werkt de toegang voor gebruikers en beheerders, en wat u doet bij problemen.
Bij Google Workspace logt iedereen op dezelfde plek in, maar niet iedereen kan hetzelfde, en dat verschil wordt pas belangrijk als er iets misgaat.
Kort antwoord
Als gebruiker logt u in via accounts.google.com of gewoon via gmail.com, met uw volledige zakelijke e-mailadres en wachtwoord. De beheerder logt daarnaast in op admin.google.com om accounts en instellingen te beheren. Bent u uw wachtwoord vergeten, dan moet meestal de beheerder het resetten, tenzij die zelf herstellen heeft toegestaan. Zorg altijd dat er minstens twee beheerders zijn, anders zit u vast als die ene persoon onbereikbaar is.
Inloggen als gebruiker
De stappen zijn simpel:
Ga naar accounts.google.com, gmail.com of drive.google.com.
Vul uw volledige zakelijke adres in, dus naam@uwbedrijf.nl.
Vul uw wachtwoord in en bevestig met de tweede stap, bijvoorbeeld een melding op uw telefoon of een code.
Werkt het niet, controleer dan:
Het juiste account: bent u in de browser al ingelogd met een privé-Gmail-account, dan opent Gmail misschien dat account. Klik rechtsboven op uw profielfoto om te wisselen of een account toe te voegen.
Een privévenster: werkt inloggen daar wel, dan zitten oude gegevens in uw gewone browser in de weg.
Tijdelijk wachtwoord: bij een nieuw account moet u bij de eerste keer inloggen meestal direct een eigen wachtwoord kiezen.
Account geschorst: krijgt u een melding dat het account is uitgeschakeld, dan heeft de beheerder dat gedaan of is er een betaalprobleem.
Werkt u met zowel een privé- als een zakelijk Google-account, maak dan in Chrome twee aparte profielen. Dan haalt u ze nooit meer door elkaar.
Wie is de beheerder en wat kan die?
De beheerder is degene die het Workspace-abonnement beheert via de beheerconsole. Bij een klein bedrijf is dat vaak de eigenaar of de partij die het heeft ingericht. Er zijn verschillende rollen:
Hoofdbeheerder (superbeheerder): kan alles, inclusief facturering, beveiliging en andere beheerders aanstellen.
Beheerders met beperkte rechten: bijvoorbeeld alleen gebruikers beheren of alleen wachtwoorden resetten. Handig voor een office manager die geen toegang tot alles nodig heeft.
Gewone gebruikers: kunnen hun eigen mail, agenda en bestanden gebruiken, maar geen instellingen voor anderen wijzigen.
Een beheerder kan wachtwoorden resetten, accounts aanmaken en verwijderen, tweestapsverificatie verplichten, een verloren telefoon uitloggen en de mail en bestanden van een vertrokken medewerker overdragen.
Wachtwoord vergeten of tweede stap kwijt
Voor gebruikers is de route meestal via de beheerder:
Vraag de beheerder het wachtwoord te resetten in de beheerconsole.
Bent u uw telefoon voor de tweede stap kwijt, dan kan de beheerder tijdelijke reservecodes voor u aanmaken, zodat u weer binnenkomt en een nieuw toestel kunt koppelen.
Heeft de beheerder zelf herstellen aangezet en hebt u een herstelnummer of herstelmail ingesteld, dan kunt u het ook zelf via "Wachtwoord vergeten?" op het inlogscherm.
Als de beheerder zelf niet meer in kan
Dit is het lastigste scenario, en ik kom het vaker tegen dan u zou denken. De oud-medewerker die het ooit heeft ingericht is weg, of de enige beheerder is zijn telefoon kwijt. Google heeft een herstelprocedure voor beheerders. Als die met herstelgegevens niet lukt, moet u vaak via uw domeinnaam bewijzen dat het bedrijf van u is, bijvoorbeeld door een code in de DNS-instellingen te zetten. Dat vraagt toegang tot de plek waar uw domein geregeld is. Weet u niet waar dat is, dan kost het al snel dagen.
Voorkom dit door:
Altijd twee hoofdbeheerders te hebben, bijvoorbeeld de eigenaar en een vaste vervanger.
Voor beheerders een herstelnummer en herstelmail in te stellen die buiten Workspace vallen.
Reservecodes voor de tweede stap op papier op een veilige plek te bewaren.
Op te schrijven waar uw domeinnaam staat en wie daar inloggegevens van heeft.
Veelgestelde vragen
Kan ik inloggen met mijn zakelijke adres in de Gmail-app?
Ja. Voeg in de Gmail-app een account toe, kies Google en log in met uw volledige zakelijke adres. Het verschijnt dan naast eventuele privéaccounts.
Hoe zie ik wie de beheerder is?
Als gebruiker ziet u dat niet altijd direct. Vraag het intern na, of kijk of er een contactpersoon voor ondersteuning in de meldingen van Google staat bij een geblokkeerd account.
Moet de beheerder ook tweestapsverificatie hebben?
Zeker. Een beheerdersaccount geeft toegang tot alle mail en bestanden van het bedrijf. Juist dat account moet het best beveiligd zijn.
Hulp nodig?
Zit u buitengesloten, of wilt u de beheerdersrollen goed laten regelen? Bij IT-support help ik u de toegang terug te krijgen en het voortaan veilig in te richten.
