Veel starters willen een zakelijk e-mailadres aanmaken zonder er meteen voor te betalen, en dat kan deels, maar niet helemaal.
Kort antwoord
Een zakelijk e-mailadres aanmaken op uw eigen domeinnaam, zoals info@uwbedrijf.nl, is nooit helemaal gratis: u betaalt in elk geval voor de domeinnaam. Het mailen zelf kan wel zonder extra kosten als er mailboxen bij uw hosting zitten, of als u het domein doorstuurt naar een gratis adres. Een gratis Gmail- of Outlook.com-adres kan direct, maar dat is geen echt zakelijk adres. Voor een bedrijf dat serieus genomen wil worden, is een eigen domein de moeite waard.
Optie 1: een gratis adres bij Gmail of Outlook.com
U maakt in vijf minuten een adres aan zoals uwbedrijf@gmail.com.
Voordelen: gratis, snel, werkt overal.
Nadelen: het oogt minder professioneel, de naam kan al bezet zijn, en het adres hoort niet bij uw bedrijf. Zet u een medewerker op dat adres en gaat die weg, dan hangt alles aan dat ene account.
Voor de eerste weken als starter kan het, maar plan de overstap. Hoe langer u wacht, hoe meer klanten het oude adres hebben.
Optie 2: eigen domein met doorsturen
U registreert een domeinnaam en stelt bij uw domeinpartij een doorstuuradres in: info@uwbedrijf.nl stuurt alles door naar uw bestaande Gmail.
Kosten: alleen de domeinnaam. Voor een .nl-domein is dat doorgaans een paar euro tot ruim tien euro per jaar, afhankelijk van de partij.
Nadeel: ontvangen gaat goed, maar antwoorden vanaf info@uwbedrijf.nl is lastiger. Dat moet u apart instellen in Gmail, en zonder goede SPF-instelling komt die mail eerder in de spam. Het verschil tussen doorsturen, alias en een echte mailbox leg ik uit in "E-mail doorsturen, alias of gedeelde mailbox: wat kiest u?".
Optie 3: mailboxen bij uw hosting
Heeft u al een website, dan zitten er bij veel hostingpakketten mailboxen inbegrepen. Dan kost het adres u niets extra: u maakt het aan in het configuratiescherm en stelt het in op uw telefoon en computer.
Voordelen: geen extra kosten, echt eigen adres.
Nadelen: de opslag is soms beperkt, en agenda, contacten en gedeelde mappen zijn minder uitgebreid dan bij de grote kantoorpakketten. De kwaliteit van spamfilter en bezorging verschilt per hoster.
Optie 4: Microsoft 365 of Google Workspace
Dit zijn betaalde pakketten, meestal per gebruiker per maand. Doorgaans gaat het om enkele euro's tot iets meer dan tien euro per gebruiker per maand, afhankelijk van het pakket.
Voordelen: grote mailbox, agenda, contacten en gedeelde bestanden in één geheel, goede apps, sterke beveiliging en eenvoudig beheer van medewerkers.
Nadelen: vaste maandkosten, en u zit in het systeem van één grote partij.
Voor een bedrijf met meerdere mensen of veel agendawerk is dit vaak de beste keuze. Hoe u zo'n adres daarna in uw apps zet, staat in "Zakelijke e-mail op eigen domein instellen in Gmail of Outlook".
Wat ik meestal adviseer
Net gestart, alleen, weinig budget: domeinnaam plus de mailbox die bij uw hosting zit. Dan heeft u meteen een echt adres.
Groeiend, meerdere mensen, veel afspraken: Microsoft 365 of Google Workspace.
Alleen even bereikbaar zijn: doorsturen kan tijdelijk, maar plan een echte mailbox.
Welke optie u ook kiest: regel bij een eigen domein SPF, DKIM en DMARC, anders komt uw mail sneller in de spam. Kies ook een adres dat lang meegaat. info@ of uw voornaam@ werkt meestal beter dan een adres met een productnaam die later kan veranderen.
Veelgestelde vragen
Kan ik later van een gratis adres naar een eigen domein?
Ja. Maak het nieuwe adres aan, stuur uw oude mail door of zet een automatisch antwoord, en geef het nieuwe adres aan klanten door. Houd het oude adres nog een tijd aan.
Is een domeinnaam echt nodig?
Voor een zakelijk adres wel. Zonder eigen domein heeft u altijd de naam van een ander bedrijf achter het @-teken.
Hoeveel mailadressen heb ik nodig?
Vaak volstaat één mailbox met een paar aliassen, zoals info@ en facturen@ die in dezelfde inbox binnenkomen.
