Inkomende mail komt in spam in Outlook: zo stopt u dat

Als inkomende mail in de spam van Outlook komt, mist u offerteaanvragen en facturen zonder dat u het doorheeft.

Kort antwoord

Komt inkomende mail in de spam in Outlook, markeer de mail dan als Geen ongewenste e-mail en zet de afzender of het domein bij uw veilige afzenders. Gebruikt u Microsoft 365, kijk dan ook in de quarantaine, want daar belandt mail die u in Outlook helemaal niet ziet. Blijft het gebeuren bij één afzender, dan ligt de oorzaak vaak bij die afzender en kan alleen hij het echt oplossen.

Waar uw mail terecht kan komen

Er zijn drie plekken waar een gemiste mail kan staan:

1. De map Ongewenste e-mail in Outlook. Die ziet u gewoon in de mappenlijst.
2. Het tabblad Overige. Bij de inbox met Prioriteit zet Outlook minder belangrijke mail op een tweede tabblad. Dat is geen spam, maar wordt vaak over het hoofd gezien. U kunt Prioriteit uitzetten via de weergave-instellingen.
3. Quarantaine bij Microsoft 365. Mail die het filter als duidelijk spam of als phishing ziet, komt niet eens in Outlook terecht. Gebruikers krijgen soms een quarantainemelding per mail, maar die staat lang niet altijd aan. De beheerder kan het bekijken in het beveiligingsportaal van Microsoft.

Afzenders als veilig markeren

In de klassieke Outlook op Windows:

1. Klik met de rechtermuisknop op de mail in Ongewenste e-mail.
2. Kies Ongewenste e-mail en dan Nooit blokkeren afzender of Nooit blokkeren domein van afzender.
3. Via Opties voor ongewenste e-mail ziet u de lijst met veilige afzenders en kunt u adressen toevoegen.

In de nieuwe Outlook en Outlook op het web:

1. Open de mail en kies Geen ongewenste e-mail of Markeren als geen ongewenste e-mail.
2. Ga naar Instellingen, E-mail, Ongewenste e-mail, en voeg bij Veilige afzenders en domeinen het adres of domein toe.

Voeg liever een volledig adres toe dan een heel domein. Zet nooit uw eigen domein als veilig: oplichters die uw adres als afzender vervalsen, komen dan ongehinderd binnen.

Een regel maken voor vaste afzenders

Voor afzenders die u nooit wilt missen, zoals uw boekhouder of een leverancier, kunt u een regel maken die hun mail naar een eigen map verplaatst. Dat geeft overzicht, maar let op: een regel in Outlook werkt pas nadat het spamfilter heeft gekeken. Mail die al in quarantaine zit, haalt een regel niet terug. Een veilige afzender is daarom de eerste stap; de regel is extra.

Bent u beheerder van Microsoft 365, dan kunt u op organisatieniveau bepaalde afzenders toestaan. Ga daar zuinig mee om, want het schakelt beveiliging uit voor iedereen in uw bedrijf.

Waarom het blijft gebeuren

Blijft goede mail van één afzender in uw spam vallen, dan zit het probleem vaak aan zijn kant:

• Het domein van de afzender heeft geen of een verkeerde SPF, DKIM of DMARC.
• Hij verstuurt via een systeem, zoals een factuurprogramma, dat niet goed op zijn domein is ingesteld.
• De mail lijkt sterk op phishing, met veel links, alleen een afbeelding of een verdachte bijlage.

Bekijk de kopregels van zo'n mail en zoek naar spf=, dkim= en dmarc=. Staat daar fail, stuur de afzender dan een korte tip. Mijn artikel "Waarom komt mijn zakelijke mail in de spam?" kunt u hem gerust doorsturen.

Komt opeens veel goede mail in de spam, van veel verschillende afzenders, kijk dan of iemand de instellingen heeft aangepast, of er een regel verkeerd staat, of dat het filterniveau in Outlook op Hoog staat. Laag of de standaardstand is voor de meeste bedrijven beter.

Veelgestelde vragen

Hoe lang blijft mail in Ongewenste e-mail staan?

Outlook verwijdert ongewenste mail na een tijd automatisch. Kijk dus regelmatig, bijvoorbeeld één keer per week, of er iets tussen zit.

Kan ik het spamfilter helemaal uitzetten?

In Outlook kunt u de automatische filtering beperken, maar het filter van uw mailserver blijft werken. Uitzetten raad ik af: u krijgt dan veel meer phishing binnen.

Waarom helpt markeren als veilig op mijn telefoon niet?

De veilige-afzenderslijst hoort bij uw mailbox, niet bij uw telefoon. Mailapps van andere makers geven die keuze soms niet door. Stel het daarom in via Outlook op het web of op de computer.

Hulp nodig?

Gemiste mail in uw Microsoft 365-omgeving opsporen of de filters goed afstellen? Dat doe ik via Microsoft 365-ondersteuning.