E-mail verhuizen naar een andere provider gaat goed als u het in de juiste volgorde doet; het misgaat vooral als het oude pakket te vroeg wordt opgezegd.
Kort antwoord
Bij e-mail verhuizen naar een andere provider maakt u eerst de nieuwe mailboxen aan, kopieert u de oude mail, zet u daarna de MX-records om naar de nieuwe partij, en draait u na de omzetting nog een laatste kopieerronde. Pas als alles binnen is en de apparaten zijn omgezet, zegt u het oude pakket op. Zo mist u geen mail, ook niet in de uren dat de omzetting zich verspreidt.
Stap 1: inventaris maken
Voordat u iets aanraakt, zet u op een rij wat er nu is:
Welke mailboxen er zijn en hoe groot ze zijn.
Welke aliassen en doorstuuradressen er bestaan, zoals info@ dat in de mailbox van de eigenaar binnenkomt.
Welke diensten namens u mailen: webshop, contactformulier, boekhoudpakket, nieuwsbrief.
Waar uw DNS wordt beheerd. Dat is niet altijd waar uw mail staat. In "Hoe ziet u waar uw domein, hosting en e-mail geregeld zijn?" leg ik uit hoe u dat uitzoekt.
Of u agenda en contacten bij de oude partij heeft. Die verhuizen niet automatisch mee met de mail.
Stap 2: nieuwe omgeving klaarzetten
Maak bij de nieuwe partij, bijvoorbeeld Microsoft 365 of Google Workspace, het domein aan en bevestig het met het record dat zij u geven. Maak alle mailboxen en aliassen aan. Zet de MX-records nog niet om. Uw mail blijft dus nog gewoon bij de oude partij binnenkomen.
Verlaag zo mogelijk een dag van tevoren de bewaartijd (TTL) van uw MX-records. Dan gaat de omzetting straks sneller.
Stap 3: oude mail kopiëren
De meest gebruikte methode is een IMAP-migratie: de nieuwe partij logt in op uw oude mailbox en haalt alle mappen en berichten op. Zowel Microsoft 365 als Google Workspace hebben daar een eigen hulpmiddel voor in het beheerscherm. U heeft per mailbox het adres en wachtwoord van de oude omgeving nodig.
Voor één of twee mailboxen kan het ook handmatig: beide accounts in Outlook zetten en de mappen overslepen. Dat werkt, maar is bij grote mailboxen traag en foutgevoelig.
Heeft u ooit met POP gewerkt, dan staat oude mail mogelijk alleen op een computer en niet meer op de server. Die moet u apart importeren, bijvoorbeeld vanuit een Outlook-gegevensbestand.
Stap 4: omzetten en nalopen
Zet de MX-records om naar de nieuwe partij.
Pas het SPF-record aan: voeg de nieuwe partij toe en haal de oude weg zodra alles over is.
Zet DKIM aan bij de nieuwe partij en pas zo nodig DMARC aan.
Laat de migratie na een dag nog een keer draaien, zodat mail die in de tussentijd bij de oude partij binnenkwam ook meekomt.
Zet alle apparaten om: computers, telefoons, tablets. Verwijder het oude account pas als het nieuwe goed werkt.
Controleer de diensten die namens u mailen; vaak gebruiken die een eigen server en hoeven ze niet aangepast, soms moeten ze via de nieuwe partij gaan versturen.
Stuur testmails van en naar buitenstaanders en kijk of SPF, DKIM en DMARC op pass staan. Hoe u dat doet, staat in mijn artikelen over SPF-records checken en DKIM testen.
Stap 5: pas daarna opzeggen
Houd het oude pakket minstens een paar weken aan. Soms komt er nog mail via oude routes binnen, of ontdekt u een map die niet is meegekomen. Maak vóór het opzeggen een laatste controle per mailbox: aantal berichten oud en nieuw ongeveer gelijk, belangrijke mappen aanwezig, verzonden items meegekomen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang ben ik onbereikbaar tijdens het verhuizen?
Als u het in deze volgorde doet, eigenlijk niet. Tijdens de omzetting komt mail óf nog bij de oude, óf al bij de nieuwe partij binnen, en de laatste kopieerronde vangt de oude kant op.
Gaan mijn agenda en contacten automatisch mee?
Bij een IMAP-migratie niet. Die exporteert u apart, bijvoorbeeld als bestand, en importeert u bij de nieuwe partij.
Kan ik het in een weekend doen?
Voor een klein bedrijf vaak wel, als de voorbereiding in de week ervoor is gedaan. Het kopiëren van grote mailboxen kan wel uren duren.
Hulp nodig?
Wilt u de verhuizing uit handen geven? Voor een overstap naar Microsoft 365 kunt u terecht bij Microsoft 365-ondersteuning, voor andere situaties bij IT-support.
