Een webshop beginnen draait niet alleen om de software, maar ook om een rijtje zaken dat u vooraf moet regelen.
Kort antwoord
Voor een webshop regelt u meestal een inschrijving bij de KvK, een btw-nummer, een zakelijke rekening en een administratie. Op de site zelf zet u uw bedrijfsgegevens, duidelijke prijzen, de regels voor bedenktijd en retour, en een privacyverklaring. Daarnaast heeft u een betaalprovider en een verzendoplossing nodig. Dit artikel is een praktische checklist, geen juridisch advies: controleer de regels voor uw situatie bij de KvK, de Belastingdienst en Ondernemersplein.
Inschrijving, btw en administratie
Inschrijving bij de KvK. Verkoopt u als ondernemer, dan schrijft u zich in het Handelsregister in. Twijfelt u of dat voor u geldt, lees dan "Webshop beginnen zonder KvK: wanneer moet u zich inschrijven?".
Btw. Na inschrijving krijgt u van de Belastingdienst een btw-nummer en een btw-identificatienummer. Dat laatste zet u op uw site en facturen. Bij een kleine omzet kunt u mogelijk gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR); kijk op de site van de Belastingdienst of die bij u past.
Verkoop naar het buitenland. Verkoopt u aan consumenten in andere EU-landen, dan gelden er aparte btw-regels. Zoek dat uit voordat u verzending naar het buitenland aanzet.
Zakelijke rekening. Niet altijd verplicht, maar wel zo overzichtelijk. Betaalproviders betalen uw omzet uit op een rekening op naam van het bedrijf.
Administratie. Bewaar facturen, bestellingen en bonnetjes vanaf de eerste dag. Een boekhoudpakket dat met de webshop te koppelen is, scheelt veel overtypen.
Wat er op uw webshop moet staan
Bij verkoop aan consumenten gelden extra regels. In grote lijnen:
Wie u bent: bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, KvK-nummer en btw-identificatienummer.
Prijzen inclusief btw voor consumenten, met de verzendkosten vóór het afrekenen duidelijk zichtbaar.
Bedenktijd: consumenten hebben bij online aankopen in de regel 14 dagen om zonder opgaaf van reden te herroepen. Leg uit hoe dat werkt en voeg een modelformulier voor herroeping toe. Uitzonderingen, zoals maatwerk of bederfelijke producten, moet u duidelijk vermelden.
Algemene voorwaarden: niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig. Laat de klant ze vóór de bestelling kunnen lezen. Branchevoorwaarden of een model van een organisatie zijn een goed startpunt.
Privacyverklaring en cookies: u verwerkt namen, adressen en betaalgegevens, dus een privacyverklaring is nodig.
Een bestelknop die duidelijk maakt dat er betaald moet worden, bijvoorbeeld "Bestellen met betaalverplichting".
Meer over de vaste onderdelen van elke bedrijfssite leest u in "Wat moet er wettelijk op uw bedrijfswebsite staan?" en over retouren in "Retourbeleid in uw webshop: wat moet erin staan?".
Betalen en verzenden
Betaalprovider: een partij die iDEAL, creditcards en andere methoden voor u afhandelt. Voor aanmelding vraagt zo'n partij meestal uw KvK-gegevens, een identiteitsbewijs en een zakelijke rekening. Reken op een paar dagen tot weken voor goedkeuring.
Verzending: kies een vervoerder of een verzendplatform, bepaal uw tarieven en verpakking, en regel een retouradres.
Bevestigingsmails: zorg dat klanten na bestelling een bevestiging krijgen met een overzicht en de herroepingsinformatie.
Let op bij bepaalde producten
Voor sommige producten gelden extra regels. Denk aan voedsel en dranken, cosmetica, speelgoed, elektrische apparaten, medicijnen en supplementen, of alcohol. Daar kunnen eisen gelden voor etiketten, veiligheid of een vergunning. Zoek dit uit bij de NVWA of op Ondernemersplein voordat u inkoopt.
Verkoopt u merkproducten, controleer dan of u ze mag doorverkopen en of de foto's en teksten die u gebruikt vrij te gebruiken zijn.
De volgorde die ik aanraad
KvK-inschrijving en btw geregeld.
Zakelijke rekening en betaalprovider aangevraagd.
Voorwaarden, privacyverklaring en retourregels geschreven.
Producten, foto's en teksten klaar.
Webshop gebouwd en getest met een paar proefbestellingen.
Live.
Welk platform bij u past, leest u in "WooCommerce of Shopify: welk webshopplatform past bij u?".
Veelgestelde vragen
Heb ik een vergunning nodig voor een webshop?
Voor een gewone webshop niet. Voor bepaalde producten, zoals alcohol of medicijnen, kan dat wel. Kijk op Ondernemersplein voor uw branche.
Moet ik algemene voorwaarden hebben?
Het is niet verplicht, maar zonder voorwaarden gelden alleen de wettelijke regels. Met eigen voorwaarden legt u bijvoorbeeld levertijden en aansprakelijkheid vast.
Kan ik beginnen voordat alles perfect is?
Ja, maar de wettelijke basis, betalen en verzenden moeten kloppen voordat u de eerste bestelling aanneemt.
Hulp nodig?
Wilt u dat ik de webshop technisch voor u bouw en de betaal- en verzendkoppelingen regel? Kijk bij webshop laten maken, vanaf €799.
