Het vervelendste mailtje dat een webshop kan sturen: "Excuses, het product dat u gisteren bestelde, blijkt niet meer op voorraad."
Kort antwoord
Kies één systeem als bron van waarheid voor uw voorraad en laat alle verkoopkanalen daaruit lezen en ernaar terugschrijven. Verkoopt u alleen online, dan kan de voorraadfunctie van uw webshop volstaan. Verkoopt u ook in een winkel of via een marktplaats, dan hebt u een koppeling of voorraadsysteem nodig dat alles automatisch bijwerkt. Handmatig bijhouden werkt alleen bij weinig producten en weinig bestellingen.
Waarom voorraad misgaat
U verkoopt via meerdere kanalen en werkt de voorraad met de hand bij.
Een bestelling wordt geannuleerd of geretourneerd, maar het product komt niet terug in de voorraad.
Er komt een levering binnen die niet wordt ingeboekt.
Varianten (maat, kleur) worden als één product bijgehouden.
Twee mensen verkopen tegelijk hetzelfde laatste exemplaar, online en in de winkel.
Alleen een webshop
In WooCommerce zet u voorraadbeheer aan onder WooCommerce, Instellingen, Producten, Voorraad. Daarna kunt u per product of per variant een aantal invullen. De winkel:
trekt bij elke bestelling het aantal af;
toont "uitverkocht" bij nul, of laat nabestellingen toe als u dat wilt;
stuurt u een melding als een product onder een drempel komt.
Stel ook in hoe lang een onbetaalde bestelling de voorraad vasthoudt. Anders blokkeert een klant die de betaling afbreekt het laatste exemplaar.
Webshop en fysieke winkel
Hebt u ook een winkel, dan moeten kassa en webshop dezelfde voorraad zien. Er zijn grofweg twee manieren:
Kassasysteem met koppeling. Uw kassasysteem is de bron, en een koppeling werkt de webshop bij. Veel kassasystemen hebben een koppeling met WooCommerce of een eigen webshopmodule.
Webshop als bron. U verkoopt in de winkel via de webshop zelf, met een kassamodule. Werkt goed voor kleine winkels.
Kijk bij een koppeling hoe vaak hij bijwerkt. Eens per uur is bij snellopende artikelen te traag.
Webshop en marktplaatsen
Verkoopt u ook via een marktplaats, dan gaat het vaak snel. Gebruik een koppeling die de voorraad in beide richtingen bijwerkt, ofwel direct, ofwel via een tussenpakket dat meerdere kanalen beheert. Zet op de marktplaats eventueel een kleine buffer: toon één stuk minder dan u hebt, zodat een vertraging in de koppeling niet direct tot een tekort leidt.
Goede gewoontes
Leveringen direct inboeken. Niet aan het eind van de week.
Retouren pas terugzetten na controle. Een beschadigd product hoort niet terug in de verkoopbare voorraad.
Periodiek tellen. Vergelijk eens per kwartaal of per seizoen de echte voorraad met het systeem. Verschillen vertellen u waar het proces lekt.
Duidelijke artikelnummers. Een eigen code (SKU) per product en variant maakt koppelingen en tellen veel betrouwbaarder.
Levertijd bij nabestellen. Laat u bestellen toe terwijl iets op is, vermeld dan eerlijk de verwachte levertijd.
Veelgestelde vragen
Heb ik een apart voorraadprogramma nodig?
Bij één verkoopkanaal en een overzichtelijk assortiment meestal niet. Bij meerdere kanalen, veel varianten of meerdere magazijnen wordt het wel de moeite waard.
Wat doe ik bij dropshipping?
Dan bepaalt de voorraad van de leverancier wat u kunt verkopen. Vraag of de leverancier een voorraadfeed levert die uw webshop automatisch inleest.
Hoe voorkom ik dat de voorraad bij een retour niet klopt?
Werk met een vaste retourstap: binnenkomst, controle, en dan pas terugboeken. In WooCommerce kan bij een terugbetaling worden gekozen of de voorraad wordt aangevuld.
Hulp nodig?
Moet uw webshop met een kassasysteem of ander pakket praten, kijk dan bij API-koppeling.
