Veel ondernemers willen hun mail op eigen domein lezen in een vertrouwd programma zoals Outlook of de Gmail-app, en dat kan prima met een paar gegevens.
Kort antwoord
U voegt uw zakelijke mailbox toe als IMAP-account. Daarvoor heeft u de inkomende server (IMAP, poort 993 met SSL), de uitgaande server (SMTP, poort 465 met SSL of 587 met STARTTLS), uw volledige e-mailadres als gebruikersnaam en het wachtwoord nodig. Gebruikt u Microsoft 365 of Google Workspace, dan logt u gewoon in met dat account en hoeft u geen servers in te vullen.
Welke situatie heeft u?
Eerst is belangrijk waar uw mailbox eigenlijk staat:
Bij uw hoster (een mailbox in het hostingpakket): u stelt een IMAP-account in, zoals hieronder beschreven.
Bij Microsoft 365: in Outlook voegt u het account toe met uw e-mailadres en wachtwoord; de rest gaat automatisch.
Bij Google Workspace: u logt in met uw Google-account; Gmail toont de mail vanzelf.
Weet u het niet zeker, kijk dan in uw facturen of vraag het aan degene die uw website of mail heeft ingericht.
De gegevens die u nodig heeft
Voor een mailbox bij een hoster:
E-mailadres en wachtwoord van de mailbox
Inkomende server: vaak iets als mail.uwdomein.nl of een servernaam van de hoster; protocol IMAP, poort 993, versleuteling SSL/TLS
Uitgaande server: meestal dezelfde naam; poort 465 met SSL/TLS of 587 met STARTTLS
Gebruikersnaam: bijna altijd het volledige e-mailadres
Verificatie voor uitgaande mail: aan, met dezelfde gegevens als inkomend
Kies IMAP, niet POP3. Met IMAP blijft de mail op de server staan en ziet u hetzelfde op telefoon, laptop en webmail. POP3 haalt mail naar één apparaat en is vooral een oplossing uit de tijd dat iemand maar één computer had.
Instellen in Outlook
Kies in Outlook voor account toevoegen en vul uw e-mailadres in.
Outlook probeert de instellingen zelf te vinden. Lukt dat niet, kies dan voor handmatig instellen en IMAP.
Vul de servers en poorten in zoals hierboven.
Stuur een testmail naar uzelf en naar een ander adres, en antwoord erop.
In het nieuwe Outlook voor Windows en in Outlook op de Mac werkt het vergelijkbaar. Krijgt u een certificaatmelding, controleer dan of de servernaam overeenkomt met wat uw hoster opgeeft.
Instellen in Gmail
In de Gmail-app op uw telefoon kunt u een ander account toevoegen via instellingen, account toevoegen, "Overig". Kies IMAP en vul dezelfde gegevens in.
In de webversie van Gmail op de computer heeft Google het automatisch ophalen van mail uit andere mailboxen afgebouwd. Wilt u daar toch alles op één plek, dan zijn er twee nette alternatieven:
Stuur mail van uw zakelijke adres automatisch door naar Gmail en stel in Gmail "Verzenden als" in met de SMTP-gegevens van uw zakelijke mailbox, zodat antwoorden van uw eigen adres komen.
Of stap over naar Google Workspace, zodat uw zakelijke mail echt in Gmail staat.
Bij doorsturen naar een gratis Gmail-adres is wel enige voorzichtigheid geboden: doorgestuurde mail kan soms als spam worden gezien, en u heeft dan geen zakelijke controle meer over de berichten.
Veelgemaakte fouten
Alleen de gebruikersnaam invullen zonder domein. Vrijwel altijd is het volledige adres nodig.
Verzenden lukt niet. Meestal staat verificatie voor de uitgaande server uit, of is de poort verkeerd.
Verzonden items staan alleen op één apparaat. Controleer in het programma welke map als "Verzonden" wordt gebruikt en kies de map op de server.
Een wachtwoord dat elders is gewijzigd. Na een wachtwoordwijziging moet u het op elk apparaat opnieuw invullen.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere zakelijke adressen in één Outlook zetten?
Ja, u kunt meerdere accounts toevoegen. Voor aliassen van dezelfde mailbox hoeft dat niet; die komen al in de gewone mailbox binnen.
Waarom vraagt mijn telefoon steeds opnieuw om mijn wachtwoord?
Meestal klopt het wachtwoord niet meer, of blokkeert de server tijdelijk na te veel mislukte pogingen van een oud apparaat. Werk het wachtwoord bij op alle apparaten.
Is IMAP veilig?
Ja, mits de verbinding versleuteld is (poort 993 en 465 of 587 met STARTTLS) en u een sterk, uniek wachtwoord gebruikt.
Hulp nodig?
Lukt het instellen niet, of wilt u het voor het hele team laten regelen? Ik help op afstand of aan huis via computerhulp aan huis; de eerste 20 minuten zijn gratis.
