Als uw offertes en facturen bij klanten in de spammap belanden, loopt u werk en geld mis, dus het loont om de oorzaak echt uit te zoeken.
Kort antwoord
Mail belandt in de spam als de ontvangende mailserver niet zeker weet dat u bent wie u zegt te zijn, of als uw bericht lijkt op spam. De meest voorkomende oorzaken zijn ontbrekende of foute SPF-, DKIM- en DMARC-instellingen, een mailserver of IP-adres met een slechte reputatie, en de inhoud van de mail zelf. Met een paar gratis tests ziet u meestal binnen tien minuten waar het zit.
Oorzaak 1: uw domein is niet goed ingesteld
Ontvangende servers controleren of de server die uw mail verstuurt daar toestemming voor heeft. Dat gebeurt met drie DNS-instellingen: SPF, DKIM en DMARC. Ontbreekt er één, of staat er een fout in, dan behandelen Gmail en Outlook uw mail met argwaan.
Een veelvoorkomende fout: u verstuurt mail via uw eigen mailbox, maar ook via een boekhoudpakket, een nieuwsbriefdienst of uw webshop. Als die diensten niet in uw SPF-record staan of geen DKIM-handtekening voor uw domein zetten, faalt de controle voor juist die mails. Facturen uit het boekhoudpakket komen dan wel in de spam, gewone mails niet.
Oorzaak 2: de reputatie van de verzendende server
Elke mailserver heeft een IP-adres met een reputatie. Als iemand anders op dezelfde server spam heeft verstuurd, of als uw eigen account gehackt is en ongemerkt spam verstuurde, kan dat IP-adres op een zwarte lijst (blacklist) staan. Dan wordt alles wat van die server komt verdacht gevonden, ook uw nette mail.
Dit speelt vooral bij goedkope gedeelde hosting waar mail en website op dezelfde server draaien. Een gehackt contactformulier op een andere site kan zo uw mail raken.
Oorzaak 3: de inhoud van de mail
Ook als de techniek klopt, kijken filters naar de inhoud. Signalen die vaak tegen u werken:
alleen een grote afbeelding met weinig tekst
links via verkorte URL's of naar een ander domein dan het uwe
woorden als "gratis", "actie" en veel uitroeptekens in het onderwerp
bijlagen met macro's, of zip-bestanden
een handtekening met een zware, extern geladen afbeelding
Verder telt gedrag mee. Als ontvangers uw mails vaak ongeopend weggooien of als spam markeren, gaat uw reputatie bij die provider omlaag.
Zo zoekt u het zelf uit
Stuur een mail naar een testadres van een gratis controledienst, zoals mail-tester.com. U krijgt een score en een lijst met wat er mis is.
Kijk in Gmail bij een ontvangen mail van uzelf op "Origineel weergeven". Daar staat per controle of SPF, DKIM en DMARC "PASS" of "FAIL" geven.
Controleer het IP-adres van uw mailserver op een blacklist-checker, bijvoorbeeld via MXToolbox.
Maak een lijstje van alle diensten die namens uw domein mailen en controleer of ze allemaal zijn ingericht.
Vraag een klant bij wie het misging om de mail als "geen spam" te markeren; dat helpt bij die ene ontvanger, maar los wel eerst de oorzaak op.
Wat ik meestal tegenkom
In de praktijk is het bijna altijd een combinatie: SPF is ooit ingesteld, maar de nieuwsbriefdienst of het facturatiepakket is er later bijgekomen en nooit toegevoegd. Of er staan twee SPF-records naast elkaar, wat niet mag en de controle laat mislukken. Dat is in een kwartier recht te zetten, maar u moet het wel weten.
Veelgestelde vragen
Waarom komt mijn mail bij Gmail wel aan en bij Outlook niet?
Elke provider gebruikt eigen filters en eigen reputatielijsten. Microsoft is vaak strenger op nieuwe of onbekende IP-adressen; dan helpt het om de techniek op orde te hebben en een tijd consequent nette mail te versturen.
Helpt het als ik mijn klanten vraag mijn adres toe te voegen aan hun contacten?
Bij die klanten wel, maar het lost de oorzaak niet op. Nieuwe klanten blijven het probleem houden zolang SPF, DKIM, DMARC of de serverreputatie niet kloppen.
Hoe snel is het opgelost na een correctie?
DNS-wijzigingen werken meestal binnen een paar uur. Een beschadigde reputatie herstelt trager, soms in dagen tot weken, afhankelijk van hoe ernstig het was.
Hulp nodig?
Wilt u dat ik uw mailinstellingen doorloop en rechtzet? Dat valt onder hosting en onderhoud; stuur me gerust een berichtje met een voorbeeld van een mail die in de spam kwam.
