Een volle mailbox betekent dat klanten hun mail terugkrijgen. Zo ruimt u snel ruimte op, vindt u de grootste boosdoeners en voorkomt u het volgende keer.
Een volle mailbox is meer dan een irritante melding: zolang hij vol is, krijgen afzenders hun mail terug en mist u berichten van klanten.
Kort antwoord
Ruim eerst de grootste ruimtevreters op: oude mails met grote bijlagen, de map Verzonden, de prullenbak en de spammap. Sla belangrijke bijlagen op een andere plek op en verwijder ze daarna uit de mail. Helpt dat niet genoeg, laat de mailbox dan vergroten of zet oude mail in een archief buiten de server. Leeg na het opruimen altijd de prullenbak, anders telt de ruimte nog mee.
Waarom een mailbox vol raakt
Elke mailbox heeft een maximale grootte, ingesteld door uw hoster of maildienst. Bij IMAP blijft alle mail op de server staan, ook alles wat u ooit verstuurd heeft. Na een paar jaar met offertes, foto's en pdf's als bijlage loopt dat snel op. Vaak zijn een paar honderd mails met grote bijlagen verantwoordelijk voor het grootste deel van de ruimte.
Snel ruimte maken
Leeg de prullenbak en de spammap. Die tellen gewoon mee. In veel programma's moet u ook nog "verwijderde items definitief wissen" kiezen.
Sorteer op grootte. In Outlook en in de meeste webmailprogramma's kunt u sorteren op grootte. Begin bovenaan.
Kijk in de map Verzonden. Hier zitten vaak de grootste bijlagen, omdat u zelf foto's en documenten verstuurt.
Bewaar bijlagen elders. Zet belangrijke documenten in uw administratie of een cloudmap en verwijder daarna de mail of alleen de bijlage.
Ruim oude nieuwsbrieven en meldingen op. Zoek op afzender en verwijder in één keer alles van een paar jaar terug.
Let op: als u mail verwijdert in een programma dat via IMAP is gekoppeld, is hij ook van de server en van uw andere apparaten weg. Dat is hier juist de bedoeling, maar wees zeker van wat u weggooit.
Wat te doen met mail die u moet bewaren?
Voor ondernemers geldt een bewaarplicht voor zakelijke administratie, en daar kan ook mail onder vallen, zoals afspraken met klanten en facturen. Gooi dat niet zomaar weg. Er zijn een paar nette opties:
Een lokaal archief: in Outlook kunt u oude mail naar een archiefbestand op uw computer verplaatsen. Zorg dan wel dat dat bestand in uw back-up zit, anders bent u het kwijt als de laptop stukgaat.
Een archiefmailbox: sommige maildiensten bieden een apart archief met extra ruimte.
Een grotere mailbox: vaak de eenvoudigste oplossing, tegen een kleine meerprijs.
De mailbox laten vergroten
Bij de meeste hosters kunt u de maximale grootte per mailbox zelf aanpassen in het configuratiescherm, of het pakket uitbreiden. Soms is er binnen het pakket nog ruimte die simpelweg niet aan deze mailbox is toegewezen. Kijk daar eerst naar voordat u een groter pakket koopt.
Zit uw mail bij Microsoft 365 of Google Workspace, dan hangt de opslag af van het abonnement. Bij Google Workspace delen mail, Drive en foto's dezelfde opslag; een volle Drive kan dus ook uw mail blokkeren.
Voorkomen dat het weer gebeurt
Stel een melding in die u waarschuwt bij bijvoorbeeld 80 procent gebruik; veel hosters bieden dat.
Verstuur grote bestanden via een downloadlink in plaats van als bijlage.
Ruim een paar keer per jaar de map Verzonden op.
Spreek binnen het team af waar bijlagen worden opgeslagen.
Veelgestelde vragen
Komen mails die zijn teruggestuurd later alsnog binnen?
Nee. Als de mailbox vol was, krijgt de afzender een foutmelding en wordt de mail niet bezorgd. Die persoon moet het opnieuw versturen.
Ik heb alles verwijderd maar de mailbox is nog steeds vol. Hoe kan dat?
Waarschijnlijk staat de mail nog in de prullenbak of in een map voor verwijderde items op de server. Leeg die definitief; soms duurt het daarna even voordat de teller wordt bijgewerkt.
Hoe groot moet een zakelijke mailbox zijn?
Voor de meeste mensen is een paar gigabyte ruim genoeg als u af en toe opruimt. Wie veel met foto's of tekeningen werkt, heeft meer nodig.
