Onder de AVG mag iedereen u vragen welke gegevens u van hem hebt, en in veel gevallen ook vragen ze te verwijderen.
Kort antwoord
Een inzage- of verwijderverzoek moet u in de regel binnen een maand beantwoorden. Controleer eerst of de aanvrager echt de persoon is die hij zegt te zijn, zoek op alle plekken waar u gegevens van hem bewaart en geef een volledig overzicht of verwijder wat u mag verwijderen. Gegevens die u wettelijk moet bewaren, zoals facturen, blijven staan; dat legt u uit. Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies.
Welke rechten er zijn
Betrokkenen hebben onder de AVG onder meer het recht op:
Inzage: welke gegevens u van hen verwerkt, waarvoor, hoelang en met wie u ze deelt.
Correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen.
Verwijdering: gegevens laten wissen als er geen grond meer is om ze te bewaren.
Bezwaar: bijvoorbeeld tegen direct marketing; dan moet u daarmee stoppen.
Beperking en overdraagbaarheid, in specifieke situaties.
Een verzoek hoeft niet in een bepaalde vorm te komen. Een mail, een WhatsApp-bericht of een telefoontje kan ook. Het woord "AVG" hoeft er niet in te staan.
Stap voor stap
Bevestig de ontvangst en noteer de datum. Vanaf dat moment loopt de termijn van een maand.
Controleer de identiteit, zonder te veel te vragen. Komt het verzoek van het e-mailadres of nummer dat u al kent, dan is dat vaak genoeg. Vraag geen kopie van een identiteitsbewijs als dat niet nodig is; doet u het toch, laat dan het BSN en de foto afschermen.
Zoek alles op: mailbox, verzonden items, CRM of klantenlijst, boekhouding, WhatsApp, formulierinzendingen, nieuwsbrieflijst, agenda, mappen met foto's, gedeelde inboxen en systemen van leveranciers die voor u werken.
Beoordeel wat u moet of mag bewaren. Facturen en administratie vallen meestal onder de fiscale bewaarplicht.
Voer het verzoek uit en vertel de klant wat u hebt gedaan.
Een inzageverzoek beantwoorden
Geef een overzicht dat de klant begrijpt:
Welke gegevens u hebt, bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, offertes, facturen, berichten.
Waarvoor u ze gebruikt.
Hoelang u ze bewaart.
Met welke partijen u ze deelt.
Waar ze vandaan komen, als ze niet van de klant zelf kwamen.
Een kopie van de gegevens zelf hoort er ook bij. Dat kan als export of als bestand. Let op dat u daarin geen gegevens van anderen meestuurt.
Een verwijderverzoek uitvoeren
Verwijder de gegevens die u niet meer nodig hebt of niet meer mag gebruiken, zoals:
Nieuwsbriefinschrijving (houd het adres eventueel op een blokkeerlijst, zodat u het niet per ongeluk opnieuw toevoegt).
Oude berichten, formulierinzendingen en notities.
Foto's op uw website of social media.
Klantaccount in uw webshop.
Wat u moet bewaren voor de Belastingdienst, zoals facturen, laat u staan. Leg de klant uit dat die gegevens alleen nog voor dat doel bewaard worden en na de wettelijke termijn worden verwijderd. Vraag ook de verwerkers die u inschakelt, zoals uw nieuwsbriefdienst, om de gegevens te wissen.
Langer nodig of geweigerd?
Is een verzoek ingewikkeld of krijgt u er veel, dan kunt u de termijn met twee maanden verlengen. Laat dat wel binnen de eerste maand weten, met de reden. Een verzoek weigeren kan alleen in bijzondere gevallen, bijvoorbeeld als het duidelijk ongegrond of buitensporig is. Leg ook dan uit waarom en wijs op de mogelijkheid van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Veelgestelde vragen
Mag ik kosten rekenen voor een inzageverzoek?
In principe niet. Alleen bij duidelijk ongegronde of buitensporige verzoeken, bijvoorbeeld steeds herhaalde verzoeken, kan een redelijke vergoeding.
Moet ik ook WhatsApp-berichten meenemen?
Ja, als ze persoonsgegevens van de aanvrager bevatten. Zakelijke chats zijn net zo goed gegevens die u verwerkt.
Wat als iemand vraagt alles te verwijderen, maar nog een openstaande factuur heeft?
Dan mag u de gegevens die nodig zijn voor de vordering bewaren. Leg uit welke gegevens u houdt en waarom.
Hulp nodig?
Wilt u weten waar in uw website, webshop en mail klantgegevens staan, zodat u zulke verzoeken snel afhandelt? Ik help via IT-support.
