Een nieuwsbrief is een prima manier om klanten te bereiken, mits ze er ook echt om hebben gevraagd.
Kort antwoord
Voor reclame per e-mail aan particulieren hebt u in principe vooraf toestemming nodig (opt-in). Een uitzondering geldt voor bestaande klanten, als u hen mailt over eigen vergelijkbare producten en ze zich bij het verzamelen van het adres en in elke mail kunnen afmelden. Voor zakelijke adressen liggen de regels iets anders, maar eenmanszaken worden vaak als particulier gezien. Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies.
Twee wetten die meespelen
De Telecommunicatiewet regelt wanneer u ongevraagde elektronische reclame mag sturen, zoals e-mail en berichten.
De AVG regelt hoe u met de persoonsgegevens omgaat: het e-mailadres, de naam, wat iemand opende of aanklikte.
U hebt met beide te maken. Toestemming volgens de ene wet betekent niet automatisch dat u alles goed hebt geregeld voor de andere.
Wanneer mag het wel
Met toestemming (opt-in)
De ontvanger heeft zelf actief aangegeven uw mails te willen ontvangen, bijvoorbeeld door een leeg vakje aan te vinken of zich in te schrijven.
U weet en kunt laten zien wanneer en hoe dat gebeurde.
Een dubbele bevestiging (double opt-in), waarbij iemand een link in een bevestigingsmail aanklikt, helpt om dat aan te tonen.
Bestaande klanten (soft opt-in)
Iemand heeft iets bij u gekocht of een dienst afgenomen.
U mailt over eigen, vergelijkbare producten of diensten.
Bij het verzamelen van het adres kon de klant al aangeven geen mail te willen.
In elke mail staat een eenvoudige afmeldmogelijkheid.
Wanneer niet
Adressen die u van een website, een beurslijst of een ingekocht bestand hebt.
Adressen die alleen een vraag stelden via uw contactformulier.
Een vooraf aangevinkt vakje of toestemming verstopt in de algemene voorwaarden.
Mailen over iets heel anders dan wat de klant kocht.
Zakelijke adressen
Mail aan rechtspersonen, zoals een bv, valt onder een soepeler regime: vaak mag het, zolang ontvangers zich kunnen afmelden en u dat respecteert. Maar let op: een eenmanszaak of vof wordt meestal behandeld als natuurlijk persoon. Een persoonlijk adres als jan@bedrijf.nl is bovendien een persoonsgegeven onder de AVG. Bij twijfel is toestemming de veilige keuze.
Wat in elke mail hoort
Een duidelijke afzender: uw bedrijfsnaam en een werkend reply-adres.
Een afmeldlink die met één of twee klikken werkt, zonder in te loggen.
Uw contactgegevens.
Een onderwerp dat niet misleidt.
Verwerk afmeldingen direct. Iemand die zich afmeldt en een week later nog een actie krijgt, meldt u als spam. Dat schaadt de bezorging van al uw mail.
Praktisch inrichten
Gebruik een nieuwsbriefdienst die afmelden en bewijs van inschrijving automatisch bijhoudt, en sluit er een verwerkersovereenkomst mee.
Zet op uw site een inschrijfformulier met double opt-in.
Voeg bij bestellingen een vakje toe om de nieuwsbrief te ontvangen, of meld bij de soft opt-in duidelijk dat u mailt en hoe iemand bezwaar maakt.
Houd klantenlijsten en nieuwsbrieflijsten gescheiden.
Ruim adressen op die al lang niets openen.
Hoe u een nieuwsbrief inhoudelijk opzet zonder spam te zijn, staat in het artikel "E-mailnieuwsbrief: starten zonder spam te zijn".
Veelgestelde vragen
Hoelang is toestemming geldig?
Er is geen vaste termijn. Mailt u iemand jarenlang niet, dan is het verstandig niet ineens weer te beginnen zonder opnieuw te vragen.
Mag ik toestemming vragen per e-mail?
Een mail om toestemming te vragen is zelf ook een ongevraagde mail. Vraag het liever op uw site, bij een bestelling of in een gesprek.
Telt een afspraakbevestiging als marketing?
Nee. Een dienstmail die bij een lopende opdracht hoort, is geen reclame. Zet er dan ook geen aanbiedingen in.
Hulp nodig?
Wilt u een inschrijfformulier en nieuwsbriefkoppeling die netjes werkt? Ik bouw het in uw site via WordPress-support.
