Voor adressen als info@, offerte@ of facturen@ heeft u meerdere opties, en de juiste keuze scheelt gedoe en soms ook geld per maand.
Kort antwoord
Een alias is een extra adres dat in een bestaande mailbox binnenkomt. Een doorstuuradres stuurt mail automatisch door naar een ander adres, ook buiten uw domein. Een gedeelde mailbox is een eigen postvak dat meerdere mensen tegelijk kunnen openen. Werkt u alleen, dan zijn aliassen meestal het handigst. Met een team dat samen een adres als info@ beantwoordt, is een gedeelde mailbox de beste keuze.
Alias: meerdere adressen, één postvak
Met een alias komt mail voor bijvoorbeeld info@uwbedrijf.nl en offerte@uwbedrijf.nl gewoon binnen in de mailbox van jan@uwbedrijf.nl. Er is geen apart wachtwoord en geen aparte opslag.
Voordelen:
geen extra kosten voor een mailbox (bij Microsoft 365 en Google Workspace kost een extra gebruiker wel geld, een alias niet)
alles op één plek
u kunt met een regel of filter de mail automatisch in een eigen map laten vallen
Let op: antwoorden vanaf het aliasadres gaat niet altijd vanzelf. In Microsoft 365 en Google Workspace moet dat apart worden toegestaan of ingesteld; bij IMAP-mailboxen voegt u het adres als extra afzender toe in uw mailprogramma.
Doorsturen: mail naar een ander adres
Een doorstuuradres heeft zelf geen opslag. Alles wat er binnenkomt, gaat direct door naar één of meer andere adressen, ook naar adressen buiten uw domein.
Handig voor:
een adres dat naar twee mensen tegelijk moet
een tijdelijke overgang, bijvoorbeeld na een naamswijziging
een oud domein dat u nog even wilt laten werken
Nadelen:
doorgestuurde mail naar een extern adres (zoals een privé-Gmail) kan als spam worden gezien, omdat de afzendercontroles soms falen na het doorsturen
als het doeladres niet meer bestaat, verdwijnt mail of krijgt de afzender een foutmelding
u heeft geen archief op uw eigen domein
Stuur zakelijke mail liever niet automatisch door naar privéadressen. Dan staan klantgegevens buiten uw eigen omgeving, en als een medewerker vertrekt, blijft die mail daar staan.
Gedeelde mailbox: samen één postvak
Een gedeelde mailbox is een volwaardig postvak waar meerdere mensen toegang toe hebben. Iedereen ziet dezelfde mail, of een bericht al gelezen of beantwoord is, en antwoorden komen netjes van het gedeelde adres.
Bij Microsoft 365 zijn gedeelde mailboxen tot een bepaalde grootte zonder eigen licentie te gebruiken; Google Workspace kent vergelijkbare oplossingen met groepen. Bij een gewone IMAP-mailbox bij een hoster kunt u met meerdere mensen dezelfde inloggegevens gebruiken, maar dat raad ik af: u weet dan niet wie wat deed, en bij vertrek van een medewerker moet het wachtwoord voor iedereen worden gewijzigd.
Welke keuze past bij u?
Zzp'er die verschillende adressen wil tonen: aliassen.
Twee mensen die beiden een kopie willen van offerte-aanvragen: doorsturen of een groep.
Een team dat samen klantvragen afhandelt: gedeelde mailbox.
Een medewerker die vertrekt: zet zijn mailbox om naar een gedeelde mailbox of laat zijn adres een alias worden van een collega, zodat er niets verloren gaat.
Veelgestelde vragen
Is een catch-all handig, zodat alle adressen op mijn domein aankomen?
Meestal niet. Een catch-all vangt ook alle spam naar verzonnen adressen op. Gebruik liever een paar vaste aliassen.
Kan ik zien naar welk adres een klant mailde als ik aliassen gebruik?
Ja, het oorspronkelijke adres staat in de mail bij "Aan". U kunt daarop ook filteren.
Kost een gedeelde mailbox extra?
Dat hangt af van uw maildienst en de grootte. Bij veel hostingpakketten telt het als een gewone mailbox; bij Microsoft 365 is een kleine gedeelde mailbox vaak zonder extra licentie mogelijk.
