Hosting en zakelijke e-mail zijn het deel van een website waar niemand aan denkt, tot het misgaat. De site is ineens onbereikbaar, offertes belanden bij klanten in de spammap, of niemand weet nog bij wie de domeinnaam eigenlijk staat. In dit artikel leggen we in gewone taal uit hoe domein, hosting, DNS en e-mail met elkaar samenhangen, waar u op let bij het kiezen, en hoe u overstapt zonder dat uw site of mail eruit ligt.
Kort antwoord
Uw domeinnaam, uw hosting en uw e-mail zijn drie verschillende dingen die vaak bij één partij worden afgenomen. Zorg dat de domeinnaam op uw eigen naam staat, dat er dagelijks back-ups worden gemaakt, dat het beveiligingscertificaat zichzelf verlengt en dat uw mail goed is ingesteld met SPF, DKIM en DMARC. En zorg dat er iemand is die in de gaten houdt of het allemaal blijft werken.
Vier begrippen die door elkaar lopen
Domeinnaam. Uw adres op internet, zoals uwbedrijf.nl. U huurt het per jaar. Het is het enige onderdeel dat u echt niet kwijt wilt raken.
DNS. Het adresboek achter uw domeinnaam. Hierin staat naar welke server uw website wijst en welke server uw e-mail ontvangt. Website en mail kunnen dus bij verschillende partijen staan.
Hosting. De server waarop uw website draait.
E-mail. De mailboxen op uw eigen domein, zoals info@uwbedrijf.nl.
Wie dit onderscheid kent, begrijpt ook waarom een verhuizing soms misgaat: wordt alleen de website verplaatst en vergeet iemand de mailinstellingen in de DNS, dan komt de mail ineens nergens meer aan.
Soorten hosting, in het kort
Er zijn grofweg drie smaken:
Gedeelde hosting. Uw site staat met veel andere sites op één server. Goedkoop en voor een kleine site vaak prima, maar u deelt de capaciteit, en onderhoud blijft meestal uw eigen zorg.
Beheerde hosting. Iemand anders zorgt voor updates, back-ups, beveiliging en bewaking. U betaalt voor de zorg, niet alleen voor de ruimte.
Een eigen server. Veel vrijheid en capaciteit, maar ook veel verantwoordelijkheid. Zinvol voor grotere projecten of als er iemand is die het beheert.
Voor de meeste zzp'ers en kleine bedrijven is de vraag niet "hoeveel ruimte heb ik nodig", maar "wie let erop als er iets misgaat".
Zakelijke e-mail die aankomt
Een mailadres op uw eigen domein oogt professioneler dan een gratis adres, en het blijft van u als u van provider wisselt. Maar het moet wel goed zijn ingesteld. Ontvangende mailservers controleren of een bericht echt van uw domein komt. Daarvoor zijn drie instellingen in de DNS nodig:
SPF — een lijst van servers die namens uw domein mogen mailen.
DKIM — een digitale handtekening op elk bericht, zodat de ontvanger kan zien dat er onderweg niets is veranderd.
DMARC — een instructie aan de ontvanger over wat hij moet doen als een bericht niet door de controle komt.
Ontbreken ze of kloppen ze niet, dan belanden uw offertes en facturen sneller in de spammap. Dat merkt u zelf niet: u verstuurt gewoon, alleen leest niemand het. Een uitgebreide uitleg staat in SPF, DKIM en DMARC uitgelegd. Met onze gratis mail- en DNS-check ziet u in een paar seconden hoe uw eigen domein ervoor staat.
Het slotje: het beveiligingscertificaat
Een SSL-certificaat zorgt voor de versleutelde verbinding en het slotje in de browser. Zonder geldig certificaat waarschuwen browsers bezoekers dat uw site onveilig is, en haken de meesten af. Certificaten hebben een beperkte geldigheid. Laat ze daarom automatisch verlengen, en laat iemand controleren of dat ook echt gebeurt. Een verlopen certificaat merkt u anders pas als een klant erover belt. Meer in wat is een SSL-certificaat.
Back-ups: vraag door
"De hoster maakt wel back-ups" is te vaag. Stel deze vragen:
Hoe vaak wordt er een back-up gemaakt? Dagelijks is het minimum voor een site die verandert.
Hoe lang worden back-ups bewaard?
Staan ze op een andere plek dan de site zelf?
Is er ooit geprobeerd een back-up terug te zetten?
Worden ook de database en de e-mail meegenomen, of alleen de bestanden?
Via uw website komen persoonsgegevens binnen: namen, telefoonnummers en e-mailadressen uit contactformulieren. Onder de AVG bent u daarvoor verantwoordelijk. Hosting in Nederland of de EU maakt het een stuk overzichtelijker, omdat de gegevens dan onder Nederlandse en Europese privacyregels vallen. Vraag uw hostingpartij waar de servers staan en waar de back-ups worden bewaard.
Wie heeft de sleutels?
Een veelvoorkomend probleem bij kleine bedrijven: de domeinnaam is ooit geregistreerd door een neef, een oud-medewerker of een vorige webbouwer, en niemand weet nog hoe je erbij komt. Controleer daarom:
staat de domeinnaam op naam van uw bedrijf?
heeft u zelf toegang tot het account waar het domein geregistreerd staat?
weet u waar de inloggegevens voor hosting en e-mail bewaard worden?
Het klinkt als administratie, maar het is het verschil tussen een verhuizing van een uur en een zoektocht van weken.
Overstappen zonder storing
Een verhuizing van website en e-mail gaat goed als hij in de juiste volgorde gebeurt:
Inventariseren. Welke DNS-instellingen zijn er nu, welke mailboxen, welke doorstuuradressen?
Klaarzetten. De site en de mailboxen staan al volledig klaar op de nieuwe plek voordat er iets wordt omgezet.
DNS voorbereiden. De tijd dat andere servers de oude instellingen onthouden, wordt vooraf verkort, zodat de wissel snel doorwerkt.
Omzetten. Pas dan wijst de DNS naar de nieuwe plek.
Controleren. Komt de mail binnen, gaat hij goed uit, werkt het certificaat en doen de formulieren het?
Zo merken bezoekers en uw mail er niets van.
Checklist voor een kleine ondernemer
Domeinnaam op eigen naam, met eigen toegang.
Dagelijkse back-ups, op een andere plek, en ooit getest.
Een certificaat dat zichzelf verlengt.
SPF, DKIM en DMARC correct ingesteld.
Hosting in Nederland of de EU.
Iemand die bewaakt of site, mail en certificaat blijven werken.
Hoe wij het doen
Wij zetten sites op onze eigen servers in Nederland. Domeinnaam en certificaat worden geregeld, er worden dagelijks back-ups gemaakt en er draait dag en nacht bewaking. Zakelijke e-mail wordt zo ingesteld dat hij aankomt. Hosting en onderhoud zijn er vanaf €79 per maand, maandelijks opzegbaar, en een verhuizing van uw huidige hoster regelen we zonder dat uw site of e-mail eruit ligt. Zie website-onderhoud en hosting.
